Dématérialisation de la demande préalable d'autorisation d'activité partielle : ce sera finalement au 1er octobre 2014 !

La publication au JO de ce jour, du décret n° 2014-740 du 30 juin 2014 relatif à la dématérialisation de la procédure de recours à l'activité partielle, nous confirme que la procédure de dématérialisation, que nous pouvions imaginer entrer en vigueur au 1^er juillet 2014, est finalement reportée au 1^er octobre 2014.

Un arrêté du 24 juillet 2014, publié au JO du 1^er août 2014, précise la répartition des rôles respectifs entre la DIRECCTE et l’ASP.

​Quelques rappels utiles concernant l’autorisation administrative préalable

La mise en activité partielle des salariés, est soumise à une autorisation administrative préalable.
Ainsi, l’employeur doit adresser une demande d'autorisation préalable au préfet du département (par délégation auprès de la DIRECCTE) où est implanté l'établissement concerné.

Notons que dans sa demande d’autorisation préalable, l’employeur n’a plus l’obligation de préciser la durée habituelle de travail des salariés placés en activité partielle. 

Extrait du site « emploi.gouv.fr » , mise à jour du 15/07/2013 

L’entreprise, avant de pouvoir placer ses salariés en activité partielle, effectue une demande d’autorisation auprès de l’Unité Territoriale de la Direccte dont relève géographiquement son établissement.

Cette demande fait l’objet d’une décision favorable ou défavorable dans un délai de 15 jours. Sans réponse dans ce délai, l’autorisation est tacitement accordée

Un délai de 30 jours éventuellement 

En cas de sinistre ou d’intempéries, l’employeur bénéficie d’un délai de 30 jours pour adresser sa demande. 

Article R5122-3

Modifié par Décret n°2013-551 du 26 juin 2013 - art. 2

Modifié par Décret n°2013-551 du 26 juin 2013 - art. 5

Par dérogation à l'article R. 5122-2, en cas de suspension d'activité due à un sinistre ou à des intempéries prévus au 3° de l'article R. 5122-1, l'employeur dispose d'un délai de trente jours pour adresser sa demande par tout moyen conférant date certaine.

Contenu de la demande 

La demande précise :

• Les motifs justifiant le recours à l'activité partielle ;
• La période prévisible de sous-activité ;
• Le nombre de salariés concernés. 

Elle doit être accompagnée de l'avis préalable du comité d'entreprise, ou, en l'absence de comité d'entreprise, de l'avis préalable des délégués du personnel. 

Article R5122-2

Modifié par Décret n°2013-551 du 26 juin 2013 - art. 2

Modifié par Décret n°2013-551 du 26 juin 2013 - art. 4

L'employeur adresse au préfet du département où est implanté l'établissement concerné une demande préalable d'autorisation d'activité partielle.
La demande précise :
1° Les motifs justifiant le recours à l'activité partielle ;
2° La période prévisible de sous-activité ;
3° Le nombre de salariés concernés.
Elle est accompagnée de l'avis préalable du comité d'entreprise en application de l'article L. 2323-6 ou, en l'absence de comité d'entreprise, de l'avis préalable des délégués du personnel en application de l'article L. 2313-13.
Lorsque la demande s'effectue sur le fondement du II de l'article R. 5122-9, elle mentionne les engagements que l'employeur propose de souscrire. (…)

​Demande dématérialisée

Au plus tard le 1^er juillet 2014 

Initialement, conformément à l’article 23 du décret n°2013-51 du 26/06/2013, la procédure de dématérialisation devait entrer en vigueur dans un délai fixé par arrêté du ministre et  au plus tard le 1^er juillet 2014.

Cette disposition est proposée dans la partie « nota » de l’article R 5122-2 du code du travail. 

Article R5122-2

Modifié par Décret n°2013-551 du 26 juin 2013 - art. 2

Modifié par Décret n°2013-551 du 26 juin 2013 - art. 4

L'employeur adresse au préfet du département où est implanté l'établissement concerné une demande préalable d'autorisation d'activité partielle.
La demande précise :
1° Les motifs justifiant le recours à l'activité partielle ;
2° La période prévisible de sous-activité ;
3° Le nombre de salariés concernés.
Elle est accompagnée de l'avis préalable du comité d'entreprise en application de l'article L. 2323-6 ou, en l'absence de comité d'entreprise, de l'avis préalable des délégués du personnel en application de l'article L. 2313-13.
Lorsque la demande s'effectue sur le fondement du II de l'article R. 5122-9, elle mentionne les engagements que l'employeur propose de souscrire. La demande d'autorisation est adressée par voie dématérialisée.

NOTA:

Décret n° 2013-551 du 26 juin 2013, article 23 : La date d'entrée en vigueur de la procédure sous forme dématérialisée, mentionnée à l'article R. 5122-2 du code du travail, est fixée par arrêté du ministre chargé de l'emploi et au plus tard au 1er juillet 2014.
Jusqu'à cette date, la demande d'autorisation mentionnée à l'article R. 5122-2 du même code est adressée par l'employeur au directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi par tout moyen permettant de lui donner date certaine.

Ce sera finalement le 1^er octobre 2014 

Le décret publié au JO de ce jour confirme que la procédure de dématérialisation :

• Entrera en vigueur le 1^er octobre 2014 ;
• Dans des conditions fixées par l’article R 5122-26, la demande d’autorisation étant établie sur un site Internet accessible en ligne, offrant les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation des échanges d'information entre l'employeur et le préfet de manière sécurisée et confidentielle.  

Extrait du décret

Article 6
Au premier alinéa de l'article 23 du décret du 26 juin 2013 susvisé, les mots : « 1er juillet 2014 » sont remplacés par les mots : « 1er octobre 2014 ». 

Article 1

Au dernier alinéa de l'article R. 5122-2 du code du travail, après le mot : « dématérialisée », sont ajoutés les mots : « dans les conditions fixées par l'article R. 5122-26 ».

Art. 4. (…)

« Art. R. 5122-26. - I. - La demande d'autorisation mentionnée à l'article R. 5122-2 adressée par voie dématérialisée est établie sur un site accessible en ligne, par l'intermédiaire du réseau internet, offrant les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation des échanges d'information entre l'employeur et le préfet de manière sécurisée et confidentielle.
« Les conditions générales d'utilisation de ce site précisent notamment les règles relatives à l'identification de l'auteur de la demande d'autorisation, à l'intégrité, à la lisibilité et à la fiabilité de la transmission, à sa date et à son heure, à l'assurance de sa réception ainsi qu'à sa conservation.
« Pour adhérer à ces conditions générales d'utilisation, l'employeur fournit les informations nécessaires à son identification ainsi que le nom de la personne physique, dûment habilitée, chargée de procéder à la demande d'autorisation et une adresse électronique, afin que puissent lui être communiquées les informations permettant d'authentifier l'auteur de la demande d'autorisation.
« L'adhésion par l'employeur donne lieu à la délivrance d'un récépissé électronique établi dans des conditions de nature à permettre sa conservation garantissant son intégrité sur la durée.
« Cette adhésion lui ouvre l'accès au dépôt de sa demande dématérialisée d'activité partielle.
« II. - La demande d'autorisation, qui comporte notamment les coordonnées bancaires du compte sur lequel sera payée l'allocation mentionnée à l'article L. 5122-1, donne lieu à la délivrance d'un récépissé électronique de dépôt établi dans des conditions de nature à permettre sa conservation garantissant son intégrité sur la durée. Ce récépissé récapitule notamment les informations relatives à l'identification de l'auteur de la demande, la date et l'heure de la réception de celle-ci et le délai au terme duquel l'absence de décision vaut acceptation implicite de la demande d'autorisation.
« La transmission de ce récépissé est assurée de manière sécurisée. »

Gestion par l’ASP 

Ce sera l’ASP (Agence des Services de Paiement) qui sera en charge de la gestion des données nominatives relatives aux salariés placés en activité partielle.

Le traitement automatisé a pour finalité les 3 points suivants :

1. La gestion, le contrôle et le suivi des demandes préalables d’autorisation de placement en position d’activité partielle de salariés et des demandes d’indemnisation;
2. Le calcul et le paiement de l’allocation d’activité partielle versée à l’établissement ou au salarié en cas de paiement direct ;
3. L’élaboration de données statistiques et financières « anonymisées ». 

Extrait du décret

Art. 4. – Après l’article R. 5122-19 du même code, sont rétablis les articles R. 5122-20 à R. 5122-26 ainsi rédigés: « Art. R. 5122-20. – L’Agence de services et de paiement est autorisée à mettre en oeuvre un traitement automatisé des données à caractère personnel contenues dans les demandes préalables d’autorisation de placement en position d’activité partielle et les demandes d’indemnisation en application des articles R. 5122-2 et R. 5122-5. «Le traitement automatisé a pour finalité: «1o La gestion, le contrôle et le suivi des demandes préalables d’autorisation de placement en position d’activité partielle de salariés et des demandes d’indemnisation; «2o Le calcul et le paiement de l’allocation d’activité partielle versée à l’établissement ou au salarié en cas de paiement direct selon les modalités prévues à l’article R. 5122-16; «3o L’élaboration de données statistiques et financières anonymisées.

Recueil d’informations 

En cas de paiement de l’allocation à l’entreprise, les informations qui seront recueillies sont les suivantes : 

• Les identifiants de connexion;
• Le nom d’usage et le prénom des salariés concernés;
• Le numéro d’inscription au RNIPP ;
• La catégorie socioprofessionnelle;
• Les coordonnées bancaires de l’établissement;
• Le mode d’aménagement du temps de travail de chaque salarié ;
• Le nombre d’heures chômées et celles ouvrant droit à indemnisation sur la période considérée. 

En cas de paiement direct aux salariés de l’allocation d’activité partielle, sont recueillies les informations suivantes :

• Les identifiants de connexion;
• Les noms d’usage, nom de famille, prénom, civilité, date de naissance, commune de naissance, code INSEE de la commune de naissance des salariés;
• Le numéro d’inscription au RNIPP ;
• L’adresse des salariés, le code postal et la commune;
• Les coordonnées bancaires des salariés;
• Le mode d’aménagement du temps de travail de chaque salarié ;
• Le nombre d’heures chômées et celles ouvrant droit à indemnisation sur la période considérée. 

Extrait du décret

« Art. R. 5122-21. – Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes: «1° En cas de paiement de l’allocation de l’activité partielle à l’établissement: «a) Les identifiants de connexion; «b) Le nom d’usage et le prénom des salariés; «c) Le numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques; «d) La catégorie socioprofessionnelle; «e) Les coordonnées bancaires de l’établissement; «f) Le mode d’aménagement du temps de travail de chaque salarié, le nombre d’heures chômées et celles ouvrant droit à indemnisation sur la période considérée, dans les conditions prévues à l’article R. 5122-11 ; «2o En cas de paiement direct aux salariés de l’allocation d’activité partielle dans le cadre des articles R. 5122-16 et R. 5122-17: «a) Les identifiants de connexion; «b) Les nom d’usage, nom de famille, prénom, civilité, date de naissance, commune de naissance, code INSEE de la commune de naissance des salariés; «c) Le numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques; «d) L’adresse des salariés, le code postal et la commune; «e) Les coordonnées bancaires des salariés; «f) Le mode d’aménagement du temps de travail de chaque salarié, le nombre d’heures chômées et celles ouvrant droit à indemnisation sur la période considérée, dans les conditions prévues à l’article R. 5122-11.

​Les précisions apportées par l’arrêté du 24 juillet 2014

Objet de l’arrêté 

L’objet du présent arrêté est de décrire le rôle des DIRECCTE ou DIECCTE et de l’ASP, dans le cadre du processus de gestion dématérialisé du dispositif d'activité partielle.

Rôle de la DIRECCTE 

Elle reçoit la demande d'autorisation transmise par l'employeur, atteste sa validité et contrôle le respect des conditions légales de recours à l'activité partielle. 

Extrait de l’arrêté :

Article 1
Les directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi ou les directions des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi reçoivent la demande d'autorisation transmise par l'employeur prévue à l'article R. 5122-1 du code du travail. Elles attestent sa validité et contrôlent le respect des conditions de recours à l'activité partielle prévues aux articles R. 5122-1 à R. 5122-4 et R 5122-9 du code précité dans le cadre de cette demande d'autorisation. 

Décisions de la DIRECCTE 

Les décisions d’autorisation ou de refus sont signées électroniquement, à l'aide d'un certificat RGS 1* (1 étoile), par la DIRECCTE ou la DIECCTE. 

Extrait de l’arrêté : 

Article 2
Les décisions mentionnées à l'article R. 5122-4 du code du travail sont signées électroniquement, à l'aide d'un certificat RGS 1* (1 étoile), par le directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi ou par le directeur des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi dans le respect des articles 1316 et 1316-1 du code civil.

Article R5122-4

Modifié par DÉCRET n°2014-740 du 30 juin 2014 - art. 2

La décision d'autorisation ou de refus, signée par le préfet, est notifiée à l'employeur dans un délai de quinze jours à compter de la date de réception de la demande d'autorisation.

La décision d'autorisation précise notamment les coordonnées bancaires de l'employeur.

L'absence de décision dans un délai de quinze jours vaut acceptation implicite de la demande.

La décision de refus est motivée.

La décision du préfet est notifiée par voie dématérialisée à l'employeur. Celui-ci en informe le comité d'entreprise ou, en l'absence de comité d'entreprise, les délégués du personnel.

NOTA :

Décret n° 2013-551 du 26 juin 2013, article 23 : La date d'entrée en vigueur de la procédure sous forme dématérialisée, mentionnée à l'article R. 5122-4 du code du travail, est fixée par arrêté du ministre chargé de l'emploi et au plus tard au 1er juillet 2014. L'article 6 du décret n° 2014-740 du 30 juin 2014 a refixé cette date au 1er octobre 2014.
La notification de la décision d'autorisation mentionnée à l'article R. 5122-4 du même code est également adressée, jusqu'à cette même date, par tout moyen permettant de lui donner date certaine.

Contenu de la décision d’autorisation  

La décision d'autorisation (ou de refus) comprend plusieurs informations, à savoir : 

• La raison sociale de l'établissement ;
• L’adresse, le numéro SIRET et les coordonnées bancaires de l’établissement ;
• Les informations concernant la mise en activité partielle, notamment la période concernée et le contingent d'heures indemnisables.

La décision d'autorisation signée électroniquement est transmise à l'ASP (Agence de Services et de Paiement). 

Extrait de l’arrêté :

Article 3
La décision d'autorisation mentionnée à l'article 2 comprend les informations suivantes :
1° La raison sociale de l'établissement ;
2° Son adresse ;
3° Son numéro SIRET ;
4° Ses coordonnées bancaires ;
5° Les informations prévues à l'article R. 5122-2 du code du travail, notamment la période de mise en activité partielle et le contingent d'heures indemnisables.
La décision d'autorisation signée électroniquement est transmise à l'Agence de services et de paiement.

Contenu de la demande d'indemnisation 

La demande d'indemnisation signée électroniquement par la DIRECCTE, transmise à l'ASP, comprend les informations qui suivent :

• La raison sociale de l'établissement ;
• L’adresse, le numéro SIRET et les coordonnées bancaires de l'établissement indiquées dans la décision d'autorisation ;
• Des éléments de calcul de liquidation de l'aide.

La signature électronique de la demande d'indemnisation vaut authentification de l'identité de l'auteur de la demande d'indemnisation et du respect par la demande des conditions fixées (période, nombre maximum de salariés et contingent maximum d'heures) dans la décision d'autorisation d'activité partielle.

Extrait de l’arrêté :

Article 5
La demande d'indemnisation signée électroniquement par le directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi et par le directeur des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi à l'aide d'un certificat électronique RGS* (1 étoile) minimum, comprend les informations suivantes :
1° La raison sociale de l'établissement ;
2° Son adresse ;
3° Son numéro SIRET ;
4° Les coordonnées bancaires de l'établissement indiquées dans la décision d'autorisation ;
5° Les éléments de calcul de liquidation de l'aide.
La signature électronique de la demande d'indemnisation vaut authentification de l'identité de l'auteur de la demande d'indemnisation et du respect par la demande des conditions fixées (période, nombre maximum de salariés et contingent maximum d'heures) dans la décision d'autorisation d'activité partielle.
La demande d'indemnisation signée électroniquement est transmise à l'Agence de services et de paiement.

​Références

Décret n° 2014-740 du 30 juin 2014 relatif à la dématérialisation de la procédure de recours à l'activité partielle, JO du 1^er juillet 2014

Arrêté du 24 juillet 2014 portant application du décret n° 2014-740 du 30 juin 2014 relatif à la mise en œuvre de la dématérialisation de la procédure de recours à l'activité partielle, JO du 1 août 2014