De nouvelles précisions concernant la gratification stagiaires en 2015

Dans une publication du 11 février 2015, sur le site de la Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), de nouvelles informations sont communiquées sur les différents régimes de la gratification stagiaires.

Sont ainsi confirmées les différentes valeurs minimales, mais également le régime social en attendant quelques précisions qui seront apportées par l’URSSAF et que nous abordons au terme de notre article. 

​Gratification ≠ rémunération

Points qui sont confirmés par la présente publication, et qu’il convient d’avoir à l’esprit :

• Le stagiaire n’est pas un salarié ;
• Les sommes qui lui sont versées (gratification) ne peuvent être considérées comme rémunération ou indemnité. 

​Gratification obligatoire

Il est confirmé que la gratification est obligatoirement due lorsque la durée de présence effective du stagiaire, au sein de l’organisme d’accueil est :

• Supérieur à 2 mois consécutifs ou non au cours de la même année d’enseignement scolaire ou universitaire ;
• Soit l’équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour).

A partir de la 309^ème heure 

Autre manière d’exprimer le seuil d’obligation de verser une gratification :

• Toute présence dans l’organisme d’accueil, à compter de la 309^ème heure (même de façon discontinue), entraine l’obligation de verser une gratification au stagiaire concerné.

Jours de congés et autorisations d’absence 

Sont comptabilisés dans la durée totale du stage :

• Les jours de congés et d'autorisations d'absence en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption ;
• Ainsi que les congés et autorisations d'absence prévus dans la convention de stage.

Présence inférieure au seuil 

Par voie de conséquence, la gratification reste facultative pour l'employeur (NDLR : selon nous, il conviendrait d’utiliser le terme « d’organisme d’accueil », le stagiaire n’étant pas un salarié), en cas de présence inférieure au seuil précisé précédemment.

3 mois ou 66 jours 

Comme nous vous l’indiquions dans une de nos précédentes actualités, le seuil est porté à 3 mois (soit 66 jours) pour les élèves du second degré de l'enseignement agricole, inscrits dans un établissement dispensant une formation à rythme approprié.

Le seuil de la « 309^ème heure » est alors porté à « 403^ème heure ». 

Extrait de la publication

Un employeur qui accueille un stagiaire doit lui verser une gratification horaire minimale, exonérée de cotisations sociales dans certaines conditions. Cette obligation s'applique aux entreprises, aux administrations publiques, aux collectivités territoriales, aux établissements de santé, aux associations ou à tout autre organisme d'accueil. Le stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, il ne s'agit ni d'un salaire, ni d'une rémunération, ni d'une indemnité. (…)

Obligation de gratification

La gratification est due lorsque la durée de présence effective du stagiaire dans l'organisme est supérieure à 2 mois, soit l'équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour), consécutifs ou non, au cours de la même année d'enseignement (scolaire ou universitaire).

Pour le calcul de la présence du stagiaire, ouvrant droit à gratification, 1 mois correspond à une présence effective de 22 jours, consécutifs ou non, et 7 heures de présence, consécutives ou non, comptent pour 1 jour.

Cela signifie que la gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'organisme d'accueil à partir de la 309e heure, même de façon non continue.

Les jours de congés et d'autorisations d'absence en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, ainsi que les congés et autorisations d'absence prévus dans la convention de stage, sont comptabilisés dans la durée totale du stage.

En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l'employeur.

À noter : pour les élèves du second degré de l'enseignement agricole, inscrits dans un établissement dispensant une formation à rythme approprié, cette durée est portée à 3 mois (soit 66 jours). La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'organisme d'accueil à partir de la 403e heure, même de façon non continue.

​Calcul de la gratification et seuil de franchise

Décompte du temps de présence 

Aspect un peu délicat actuellement, objet de discordes et d’interprétations différentes, la présente publication confirme plusieurs points comme suit :

• Afin de calculer le montant de la gratification, l'organisme d'accueil doit décompter le nombre d'heures de présence effective du stagiaire ;
• Le temps de présence total comprend les heures réellement effectuées ;
• Liberté est laissé à l’organisme d’accueil d’ajouter à ce total, les périodes de congés ou autorisations d'absence prévues à la convention. 

A ce propos, l’administration considère que si ces périodes de congés ou d’autorisations d’absences prévues à la convention sont prises en compte, il sera alors nécessaire de les gratifier, sous réserve du versement de cotisations sociales (NDLR : voilà encore un point « particulier » qui devrait faire l’objet d’une circulaire par la suite selon nous). 

Gratification minimale 

Ainsi que nous l’avons proposé sur notre outil consacré à la « gratification stagiaires », auquel vous pouvez accéder en cliquant ici, la gratification minimale s’exprime selon le taux horaire, tout comme le seuil permettant l’exonération de charges sociales. 

3 taux de plafond horaire de la sécurité sociale, permettant de fixer la valeur minimale, et par voie de conséquence le seuil de franchise, sont ainsi à prendre en compte :

1. Un taux de 12,50 % si la convention est signée avant le 1^er décembre 2014 ;
2. Un taux de 13,75 % pour les conventions signées depuis le 1^er décembre 2014 et avant le 1^er septembre 2015 ;
3. Un taux de 15,00 % pour les conventions signées à compter du 1^er septembre 2015.

Bien entendu, la valeur en euros de la gratification stagiaire est modifiée à chaque évolution de la valeur horaire du plafond de sécurité sociale.

Ainsi pour un stage débutant le 1^er décembre 2014 et s’achevant le 15 février 2015, la gratification sera réévaluée en même temps que l’augmentation du plafond horaire de la sécurité sociale. 

De façon synthétique, les différentes valeurs et seuils de franchise de cotisations sociales, peuvent être présentées comme suit (nous avons choisi de ne présenter que les valeurs en vigueur sur 2015) : 

Rappel :

Au sein de certaines branches professionnelles, l'indemnité de stage est fixée par convention de branche ou accord professionnel étendu et peut être alors d'un montant horaire supérieur au montant minimum légal.

Extrait de la publication

Décompte du temps de présence

Afin de calculer le montant de la gratification, l'organisme d'accueil doit décompter le nombre d'heures de présence effective du stagiaire.

Le temps de présence total comprend les heures réellement effectuées.

À ce total, l'organisme d'accueil peut ajouter les périodes de congés ou autorisations d'absence prévus à la convention (et donc les gratifier, sous réserve du versement de cotisations sociales).

Montant minimum

La gratification horaire obligatoire ne peut pas être inférieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale (qui varie chaque année), et à partir du 1^er septembre 2015, à 15 % du plafond horaire.

Si par exemple le stage débute le 1er décembre et s'achève le 15 février, la gratification minimale est revalorisée en même temps que la revalorisation du plafond horaire de la Sécurité sociale au 1er janvier.

Les organismes publics ne peuvent pas verser de gratification supérieure au montant minimum légal.

Taux horaire minimal de la gratification obligatoire des stagiaires au-delà de 2 mois de stage
Date de signature de la convention de stage	Gratification minimale par heure de stage	L'indemnité ne peut pas être inférieure à	Exonération de charges sociales
Jusqu'au 30 novembre 2014	2,875 € jusqu'au 31.12.2014	12,5 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 23 € x 0,125 = 2,875 €	Dans la limite de 2,875 € par heure effectuée
	3,00 € à partir du 01.01.2015	12,5 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 € x 0,125 = 3,00 €	Dans la limite de 3,00 € par heure effectuée
Entre le 1er et le 31 décembre 2014	3,1625 € jusqu'au 31.12.2014	13,75 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 23 € x 0,1375 = 3,1625 €	Dans la limite de 3,1625 € par heure effectuée
	3,30 € à partir du 01.01.2015	13,75 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 € x 0,1375 = 3,30 €	Dans la limite de 3,30 € par heure effectuée
Entre le 1er janvier 2015 et le 31 août 2015	3,30 €	13,75 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 € x 0,1375 = 3,30 €	Dans la limite de 3,30 € par heure effectuée
À partir du 1er septembre 2015	3,60 €	15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 € x 0,15 = 3,60 €	Dans la limite de 3,60 € par heure effectuée

Attention : dans certaines branches professionnelles, l'indemnité de stage est fixée par convention de branche ou accord professionnel étendu et peut être d'un montant horaire supérieur au montant minimum légal. L'employeur doit le vérifier dans la convention collective.

​Gratification stagiaire : mode de versement

Une gratification mensuelle 

En préambule, il est confirmé que la gratification :

• Doit être versée chaque mois, et non pas en fin de stage ;
• Est due dès le 1^er jour de stage (NDLR : sous réserve que la durée de stage excède 2 mois ou 3 mois dans le secteur agricole).

2 options 

Voilà qui représente une nouveauté selon nous, 2 options sont proposées comme suit :

• Un stagiaire est présent dans un organisme d’accueil, durant 4 mois calendaires, du 1^er janvier au 30 avril 2015 ;
• La convention est supposée signée à compter du 1^er décembre 2014 ;
• Le nombre d’heures effectuées par le stagiaire est évalué à 600 heures : 150h en janvier 2015 + 90h en février 2015+ 160h en mars 2015 + 200h en avril 2015 ;
• Au terme du stage, le stagiaire doit avoir bénéficié d’une gratification minimale de 1.980 € (600 heures *3,30€). 

Option 1 : l’organisme d’accueil verse une gratification selon le nombre d’heures réellement effectuées durant le mois. 

• Janvier 2015 : 150 heures x 3,30 €= 495,00 € ;
• Février 2015 : 90 heures x 3,30 €= 297,00 € ;
• Mars 2015 : 160 heures x 3,30 €= 528,00 € ;
• Avril 2015 : 200 heures x 3,30 €= 660,00 € ;
• Soit un total de : 1.980 €. 

Option 2 : l’organisme d’accueil verse une gratification « lissée », nonobstant le nombre d’heures réellement effectuées durant le mois. 

• Gratification globale : (600 heures *3,30€).Soit un total de : 1.980 € ;
• Valeur mensuelle (le stage comprend 4 mois calendaires) : 1.980 € / 4 mois : 495,00 € ;
• Janvier 2015 : 495,00 € ;
• Février 2015 : 495,00 € ;
• Mars 2015 : 495,00 € ;
• Avril 2015 : 495,00 €. 

Informations supplémentaires :

• Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement du montant de la gratification sur la base du nombre réel d'heures effectuées ;
• Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées.  

Extrait de la publication

Mode de versement

La gratification est mensuelle : elle doit être versée chaque mois, et non pas en fin de stage, et est due dès le premier jour de stage.

Exemple pour un stage du 1er janvier au 30 avril 2015, soit 4 mois calendaires, pour un total de 600 heures effectuées : janvier (150 heures), février (90 heures), mars (160 heures), avril (200 heures), la gratification totale due = 600 x 3,30 € = 1 980 €

Option 1 = versement chaque mois du réel effectué :

janvier = 495 €

février = 297 €

mars = 528 €

avril = 660 €

Option 2 (lissage sur la totalité de la durée de stage) = 1 980 €/4 mois = versement chaque mois de 495 €.

Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement du montant de la gratification sur la base du nombre réel d'heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées

​Quelques informations sur les cotisations sociales

Exonération de cotisations salariales et de charges patronales 

Sous réserve que la gratification versée (nous noterons que la publication indique le terme de « rémunération versée ») ne dépasse le montant horaire de la gratification minimale, elle est exonérée de toutes cotisations sociales y compris les cotisations CSG/CRDS.

En d’autres termes, il y a un parfait « alignement » de la gratification minimale avec le seuil de franchise.

Soumission aux cotisations salariales et de charges patronales 

Au titre de la fraction excédentaire, sont dues les cotisations sociales, à l’exception des contributions d’assurance chômage en raison du fait que le stagiaire ne bénéficie pas du statut « salarié ». 

Extrait de la publication

Cotisations sociales

Si la rémunération versée au stagiaire ne dépasse pas le montant horaire de la gratification minimale (3,30 €), elle est exonérée de charges sociales à la fois pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).

Elle est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire, notamment pour les gratifications conventionnelles supérieures au minimum légal.

Cotisation chômage

Le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, les contributions d'assurance chômage ne sont pas dues, même dans le cas où la gratification versée dépasse le seuil de franchise.

​Une circulaire à venir…

Rappelons que la présente publication n’a pas force de « circulaire », ce qui semblerait être très utile, au égard notamment au fait que les services de l’URSSAF se référent, au moment où nous publions la présente actualité, à un seuil de franchise calculé sur la base de 151,67 heures et non selon un taux horaire… 

​Information bonus

Une fois de plus, nous avons questionné les services de l’URSSAF, afin de savoir la fraction excédentaire de la gratification stagiaire bénéficiait d’un taux réduit au niveau des cotisations d’allocations familiales (3,45% au lieu 5,25%).

Dans la réponse qui nous a été donnée le 9 février 2015, il nous a été confirmé que des précisions à ce sujet seront prochainement apportées.

Extrait de la réponse

- Sur l’application du taux AF réduit aux stagiaires dont la gratification excède le seuil de franchise :

Le champ d’application personnel de la réduction du taux de la cotisation patronale d’allocations familiales devrait prochainement être explicité, s’agissant notamment des salariés concernés par ce dispositif.

De la même manière, des précisions devraient être apportées concernant l'articulation entre la baisse du taux de la contribution AF et les contrats aidés, assiettes forfaitaires, taux spécifiques et exonérations zonées.

​Références

Extrait de la publication de Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), du 11 février 2015  

Extrait de la réponse du 9 février 2015 des services de l’URSSAF, Référence : 2015-02-74