Et vous, comment décomptez-vous les absences de vos salariés ?

Il n’est pas rare que le gestionnaire de paie soit contraint de décompter les absences du salarié au cours du mois.

Le présent article se propose de faire le point des différentes méthodes utilisables qui peuvent être utilisées, ainsi que la seule qui soit à ce jour reconnue par la Cour de cassation. 

​Indiquer l’absence est obligatoire !

Lorsqu’un salarié est absent, toutes les entreprises doivent inscrire sur le bulletin de paye la valeur de cette absence afin de respecter les dispositions du Code du travail.

Article R3243-1

Modifié par Décret n°2008-1501 du 30 décembre 2008 - art. 1

Le bulletin de paie prévu à l'article L. 3243-2 comporte :
1° Le nom et l'adresse de l'employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l'établissement dont dépend le salarié ; (...)
5° La période et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte le salaire ;

​Les 8 méthodes disponibles

Les entreprises disposent de 8 méthodes de décompte des absences dont nous vous proposons une présentation synthétique comme suit : 

Le décompte en heures 

Nous pouvons alors distinguer 2 méthodes, celle qui prend en considération les « heures réelles du mois » et celle qui se base sur les heures moyennes du mois.

Si l’entreprise applique le décompte selon les heures réelles du mois, l’absence sera chiffrée comme suit :

• Absence= (Salaire base * heures d’absence réelles) / Heures réelles du mois. 

Si l’entreprise applique le décompte selon les heures moyennes du mois, l’absence sera chiffrée comme suit :

• Absence= (Salaire de base * heures d’absence réelles) / Heures moyennes du mois.

Le décompte en jours 

L’entreprise disposera alors des 6 méthodes suivantes : 

Si l’entreprise calcul l’absence selon la méthode des jours ouvrés réels, l’absence correspondra au décompte suivant :

• Absence=  (Salaire base * jours ouvrés d’absences) / Jours ouvrés réels du mois.

Si l’entreprise retient le décompte selon le nombre de jours ouvrés moyens, nous aurons alors :

• Absence=  (Salaire base * jours ouvrés d’absence) / Nombre jours ouvrés moyens.

Si l’entreprise retient le décompte selon le nombre de jours ouvrables réels :

• Absence=  (Salaire base * jours ouvrables d’absence) / Jours ouvrables réels mois.

Si l’entreprise retient le décompte selon le nombre de jours ouvrables moyens :

• Absence=  (Salaire base* jours ouvrables d’absence) /jours ouvrables moyens.

Si l’entreprise retient le décompte selon le nombre de jours calendaires réels :

• Absence=  (Salaire base * jours calendaires d’absence) / Jours calendaires du mois.

Si l’entreprise retient le décompte selon le nombre de jours calendaires moyens :

• Absence=  (Salaire base* jours calendaires d’absence) /jours calendaires moyens

​Un exemple chiffré

Nous vous proposons le décompte de l’absence d’un salarié au cours d’un mois, selon les 8 méthodes précitées. 

Présentation du contexte : 

• Un salarié exerce son activité selon un rythme hebdomadaire fixé à 35 heures, du lundi au vendredi à raison de 7h/jour ;
• Sa rémunération de base est supposée être fixée à 2.000 € ;
• Le salarié est supposé absent de l’entreprise du 13 au 19 juillet 2015 inclus.

Calendrier du mois: 

Décompte de certains éléments 

Compte tenu du calendrier du mois et du rythme de travail du salarié, certaines valeurs réelles peuvent être fixées comme suit :

•  Heures réelles du mois = nombre de jours ouvrés réels du mois x 7 heures soit 23 jours * 7 heures= 161 heures ;
• Jours ouvrés réels du mois= 23 ;
• Jours ouvrables réels du mois= 27 ;
• Jours calendaires réels du mois= 31 jours.

En moyenne, les valeurs suivantes sont retenues :

• Heures moyennes du mois = le salarié exerce son activité sur une moyenne de 35h/semaine, soit (35h*52 semaines/12 mois)= 151,67 heures;
• Jours ouvrés moyens du mois= (5 jours * 52 semaines)/ 12 mois= 22 jours (ou 21,67 jours si l’entreprise n’applique pas d’arrondi);
• Jours ouvrables moyens du mois= (6 jours * 52 semaines)/ 12 mois= 26 jours ;
• Jours calendaires moyens du mois= il est d’usage de retenir la valeur de 30 jours. 

Ce qui permet d’obtenir le tableau récapitulatif suivant : 

Valeur de l’absence selon les 8 méthodes : 

​La méthode reconnue par la Cour de cassation

Rappelons tout d’abord que les 8 méthodes précitées ont été créées par la pratique des entreprises, à ce sujet le code du travail est muet concernant l’utilisation de telle ou telle méthode.

En revanche, la Cour de cassation ne reconnait qu’une seule méthode : celle du décompte selon les heures réelles du mois.

Extrait de l’arrêt :

SUR LE MOYEN UNIQUE : VU L'ARTICLE L132-1 DU CODE DU TRAVAIL ET L'ACCORD DU 10 JUILLET 1970 SUR LA MENSUALISATION ;

ATTENDU QUE LE JUGEMENT PRUD'HOMAL ATTAQUE A DEBOUTE M X..., OUVRIER MENSUALISE, DE SA DEMANDE TENDANT A CE QU'IL SOIT DIT QUE LA RETENUE A EFFECTUER SUR SON SALAIRE DU MOIS DE JANVIER 1979 - EN RAISON DE 94 HEURES D'ABSENCE - SOIT CALCULEE PAR RAPPORT AU TEMPS REEL DE TRAVAIL PENDANT CE MEME MOIS, SOIT 194 HEURES, ET NON SUR LA BASE DE L'HORAIRE MENSUEL MOYEN DE 184 HEURES, AU MOTIF QUE L'ACCORD DE MENSUALISATION DU 10 JUILLET 1970 (ART 5) REPRIS PAR LA CONVENTION COLLECTIVE DU 26 AVRIL 1977 DES INDUSTRIES METALLURGIQUES DE L'ARRONDISSEMENT D'ALES PREVOIT QUE LA REMUNERATION VERSEE PAR L'EMPLOYEUR EST INDEPENDANTE, POUR UN HORAIRE DE TRAVAIL EFFECTIF DETERMINE, DU NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES DANS LE MOIS ;

ATTENDU CEPENDANT QUE SI L'ACCORD DE MENSUALISATION A POUR OBJET DE GARANTIR AU SALARIE UNE REMUNERATION MENSUELLE CONSTANTE, LA RETENUE PAR HEURE D'ABSENCE D'UN SALARIE PAYE AU MOIS DOIT ETRE EN PRINCIPE EGALE AU QUOTIENT DU SALAIRE MENSUEL PAR LE NOMBRE D'HEURES DE TRAVAIL DANS L'ENTREPRISE POUR LE MOIS CONSIDERE ; (…)

Arrêt de la Cour de cassation chambre sociale Audience publique du jeudi 11 février 1982 N° de pourvoi: 80-40359 

Une méthode à retenir dans 5 cas restrictifs

Dans 5 cas restrictifs, la méthode reconnue par la Cour de cassation doit être retenue.

Ces 5 cas sont :

1. Congé sans solde ;
2. Mise à pied disciplinaire ;
3. Entrée ou sortie en cours de mois ;
4. Maladie non indemnisée  ;
5. Retenues pour heures de grève.

En d’autres termes, l’entreprise devrait retenir cette méthode en cas d’absence non rémunérée ou indemnisée.