Coronavirus : le Ministère du Travail précise les modalités de négociation et signature d’un accord collectif à distance

​Les réunions de négociation collective en présentiel

S’il y a un caractère d’urgence à la négociation (respect du calendrier législatif ou conventionnel des négociations, nécessités liées à la réponse à la crise sanitaire) et que la réunion des négociateurs peut être organisée en respectant les consignes de sécurité sanitaire et les gestes barrières, ces derniers peuvent bénéficier de l’autorisation de déplacement dérogatoire, au même titre que les salariés dont l’activité n’est pas compatible avec le télétravail et qui doivent se rendre sur leur lieu de travail.

Néanmoins, compte tenu du contexte d’épidémie, il est recommandé à toutes les entreprises et les branches professionnelles d’organiser, en cette période de crise sanitaire, les réunions de négociation collective à distance.

​Les réunions de négociation collective en vidéo-conférence ou audioconférence

Le principe de loyauté de la négociation collective impose que les négociations soient menées collectivement.

L’ensemble des parties à la négociation doivent être convoquées aux réunions, sous peine de nullité de l’accord et, si des réunions bilatérales sont possibles, les étapes essentielles de la négociation doivent se dérouler en présence de toutes les parties à la négociation (à l’exclusion de celles ayant été régulièrement convoquées et ayant refusé d’y participer).

Il est ainsi nécessaire que les représentants de salariés puissent s’exprimer et débattre en présence de l’ensemble des parties.

Rien ne s’oppose donc à ce que l’ensemble des parties à la négociation soient convoquées pour participer à une réunion de négociation par voie de visioconférence ou, à défaut, d’audioconférence, pour autant que les conditions dans lesquelles elle se déroule permettent de respecter le principe de loyauté de la négociation.

D’un point de vue pratique, de nombreuses solutions en ligne existent désormais pour organiser des visioconférences réunissant un nombre relativement important de personnes.

​La signature électronique des accords collectifs

Les entreprises peuvent mettre en place un dispositif de signature électronique répondant aux exigences du règlement européen n° 910-2014 et de l’article 1367 du code civil – à savoir :

• Être liée au signataire de manière univoque ;
• Permettre d’identifier le signataire ;
• Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
• Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Cette solution est parfaitement sûre juridiquement, une signature électronique délivrée par un prestataire de services de certification électronique ayant la même valeur qu’une signature manuscrite.

De nombreux prestataires en ligne proposent désormais un service payant de signature électronique (entre 20 et 50 euros par utilisateur pour un mois).

​Autres modalités de signature à distance pendant l’épidémie

Du fait des circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie de COVID-19, il est possible d’envoyer le projet soumis à signature à l’ensemble des parties à la négociation afin que chacune le signe manuellement.

• Si les signataires disposent de moyens d’impression : ils impriment le projet, le paraphent et le signent manuellement puis le numérisent (ou prennent en photo chaque page avec leur téléphone en s’assurant que le document soit lisible) et renvoient le document signé ainsi numérisé par voie électronique.
• S’ils ne disposent pas de moyens d’impression : un exemplaire du projet d’accord soumis à signature à chaque partie à la négociation peut être envoyé par courrier ou porteur. Une fois l’exemplaire reçu, chaque signataire peut signer et parapher puis numériser (ou prendre en photo) le document et le renvoyer par voie électronique.

Il est préférable que les signatures de l’ensemble des parties figurent sur le même exemplaire. Si cela n’est pas possible, l’accord ainsi signé sera constitué de l’ensemble des exemplaires signés par chaque partie.

En ce qui concerne les accords d’entreprises, les accords ainsi signés pourront être déposés via la téléprocédure, à condition de regrouper l’ensemble des exemplaires signés en un seul fichier pdf.

Enfin, une organisation peut donner mandat à une autre pour signer un accord collectif. Ainsi, par exemple, une organisation syndicale de salariés peut donner mandat à une organisation professionnelle d’employeurs ou un employeur pour signer un accord collectif. Dans ce cas, l’organisation syndicale peut définir précisément dans son mandat la version du projet d’accord qui emporte son consentement ou pour lequel elle donne mandat à l’organisation professionnelle ou à l’employeur.

Cette dernière solution présente l’avantage d’une forme souple. Il est recommandé que le mandat soit écrit pour en faciliter la preuve, mais il peut résider en un simple mail pour autant que l’on puisse en identifier l’auteur.

​La consultation à distance des salariés

Du fait des risques sanitaires liés à l’épidémie de COVID-19, il est recommandé de ne pas réunir l’ensemble des salariés pour recueillir leur approbation à l’occasion d’une consultation.

Un dispositif électronique de recueil de l’approbation des salariés à distance peut cependant être mis en place, dans les entreprises de moins de 11 salariés dépourvues de délégué syndical ainsi que dans les entreprises de 11 à 20 salariés dépourvues également de membre élu de la délégation du personnel du CSE.

Ce dispositif doit garantir 2 éléments fondamentaux : la confidentialité du vote et l’émargement des personnes consultées, afin d’éviter le vote multiple.

En effet, à la différence des représentants de salariés, les salariés faisant l’objet d’une consultation ne sont pas des salariés protégés. C’est pourquoi les dispositifs de consultation, à l’exception de ceux liés à la participation, l’intéressement et l’épargne salariale, prévoient impérativement la confidentialité des votes.

Afin de garantir l’intégrité du vote, les entreprises sont encouragées à joindre un récapitulatif de l’opération de vote électronique émis par le prestataire lors du dépôt de l’accord.

Des outils de sondage disponibles en ligne (Helios) ainsi que des prestataires proposent des solutions permettant d’assurer tant la confidentialité du vote que l’émargement des votants.

​Référence

 « Questions-Réponses Ministère du Travail Covid-19 » du 30 mars 2020.