Plus de DPAE par mail à compter du 1er juillet 2022

Rappels des principes de la DPAE

Une obligation légale 

Selon l’article L 1221-10 du code du travail, l’embauche d’un salarié nécessite une Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE)

Article L1221-10

L'embauche d'un salarié ne peut intervenir qu'après déclaration nominative accomplie par l'employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet.

L'employeur accomplit cette déclaration dans tous les lieux de travail où sont employés des salariés.

Les services de l’URSSAF rappellent sur leur site que la déclaration est obligatoire afin :

• D’ouvrir au salarié tous ses droits sociaux,
• Être couvert en cas d’accident du travail du salarié,
• Bénéficier pour l’entreprise de tous ses droits à exonération éventuels,
• Éviter toute sanction.

1 Déclaration= 6 formalités obligatoires

Remplacement de la DUE 

Ainsi que le confirme l’URSSAF dans sa publication, la DPAE, qui a remplacé depuis quelques temps déjà la DUE (Déclaration Unique à l’Embauche) est comme son nom l’indique :

• Une déclaration , dont la formalité ne s’effectue qu’une seule fois, et qui doit être réalisée avant l’embauche de tout salarié ;
• Elle rassemble 6 formalités à l’embauche. 

Les 6 formalités 

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) rassemble 6 formalités liées à l’embauche :

1. L'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale, s'il s'agit d'un salarié non agricole, et qu’il s’agit d’une première embauche, ou l'immatriculation de l'employeur à l'établissement national des invalides de la marine, si la déclaration est relative à un marin salarié ;
2. L'immatriculation du salarié à la CPAM ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, à la caisse de la MSA, ou, s'il s'agit d'un marin salarié, à l'établissement national des invalides de la marine, en application des articles L. 5551-1 et L. 5551-2 du code des transports ;
3. L'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage, s’il s’agit d’une première embauche ;
4. La demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié non agricole, prévu à l'article L. 4622-7 du présent code ;
5. La demande de visite d'information et de prévention, ou d’examen médical d’aptitude à l’embauche, ou la demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche prévu à l'article L. 4624-2 du présent code, ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, aux articles R. 717-13 et R. 717-16 du code rural et de la pêche maritime ;
6. La déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues à l'article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime (institutions retraite complémentaire et certaines institutions de prévoyance).

Article R1221-2

Modifié par Décret n°2019-1517 du 30 décembre 2019 - art. 2

Au moyen de la déclaration préalable à l'embauche, l'employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :

1° L'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale, s'il s'agit d'un salarié non agricole, prévue à l'article R. 243-2 du code de la sécurité sociale , ou l'immatriculation de l'employeur à l'établissement national des invalides de la marine, si la déclaration est relative à un marin salarié ;

2° L'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie prévue à l'article R. 312-4 du code de la sécurité sociale ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole prévue à l'article R. 722-34 du code rural et de la pêche maritime ou, s'il s'agit d'un marin salarié, à l'établissement national des invalides de la marine, en application des articles L. 5551-1 et L. 5551-2 du code des transports ;

3° L'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage prévue à l'article R. 5422-5 du présent code ;

4° La demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié non agricole, prévu à l'article L. 4622-7 du présent code ;

5° La demande de visite d'information et de prévention prévue au deuxième alinéa de l'article L. 4624-1 du présent code ou la demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche prévu à l'article L. 4624-2 du présent code, ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, aux articles R. 717-13 et R. 717-16 du code rural et de la pêche maritime ;

6° La déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues à l'article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime. 

Délai de transmission de la DPAE 

La DPAE est adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche.

Article R1221-4 

Modifié par Décret n°2011-681 du 16 juin 2011 - art. 1

La déclaration préalable à l'embauche est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche.

Et si l’embauche ne se concrétise pas ? 

L’URSSAF communique à ce sujet, en confirmant que :

• S’il s’agit d'une première DPAE et si cette embauche ne se concrétise pas ;
• L’entreprise doit alors en informer l’URSSAF dont elle dépend rapidement ;
• Afin d'interrompre l'ouverture di « compte employeur».

Suppression de la DPAE par e-mail

 

L’URSSAF confirme que :

• A compter du 1^er juillet 2022, les DPAE ne pourront plus être adressées par e-mail. 

Transmission par flux CFT 

En outre, la transmission par flux CFT sera également interrompue fin 2022. 

D’autres solutions 

L’URSSAF indique que :

• D’autres solutions de transmission par voie électronique déjà existantes, telles que l’Api DPAE ou l’upload, seront proposées aux employeurs ;
• Qu’elle invite à contacter leurs partenaires, éditeur de logiciel de paie ou la structure qui transmet les DPAE pour envisager la solution la plus adaptée à leurs besoins. 

L’API DPAE 

• L’API DPAE est l’interface qui permet au logiciel de paie du déclarant (ou au concentrateur) de s’authentifier directement sur le point de dépôt des DPAE sans avoir à naviguer sur Net-entreprises ou sur Urssaf en ligne pour y déposer ses déclarations ;
• Ce système permet la gestion d’un très grand nombre de dépôts de déclarations avec, en retour, des accusés d’enregistrement électronique, des certificats de conformité, mais aussi des bilans de traitement par l’URSSAF.