Renouvellement du CSE : comment calculer son effectif (ETP) et le nombre de siège à pourvoir ?

C’est en effet ce chiffre qui va déterminer le nombre de représentants du personnel à élire – titulaire et suppléant - et mais aussi l’étendue des attributions du CSE, qui diffère en fonction de l’effectif. Un exercice a priori simple - les articles L.1111-2 et L.1111-3 du Code du travail donnent les règles de calcul – mais qui va pourtant vous demander un peu de dextérité dans vos calculs.

Ce chiffre doit être porté dans le PAP (Protocole d’Accord préélectorale) et les modalités de calcul doivent être aussi précises que transparentes : les organisations syndicales seront en effet en droit de vous demander la communication des éléments pris en compte pour contrôler le calcul de l’effectif.

Pour la mise en place du CSE, le seuil d‘effectif doit avoir été atteint pendant 12 mois consécutifs mais dans le cadre d’un renouvellement de l’institution, cette règle ne s’applique pas : le calcul de l’effectif se fait à la date de l’élection prévue pour le 1^er tour.

Le terme ETP signifie « équivalent temps plein ». Il s’agit d’une unité utilisée pour calculer l’effectif d’une entreprise et permettant ainsi de déterminer le nombre de salariés présents à une date donnée, corrigés de leur quotité de travail. Nous allons en effet prendre ici en compte le temps de travail ou temps de présence au cours des 12 derniers mois pour certaines catégories de personnel. Un collaborateur en CDI à temps plein comptera pour 1 ETP tandis qu’un CDI à mi-temps ou un CDI présent depuis 6 mois seulement compteront pour 0,5 ETP.

Comment calculer concrètement votre effectif pour l’élection du CSE ?

​Sont pris en compte intégralement dans l’effectif :

Les salariés en CDI à temps plein y compris : 

• Les salariés en période d’essai ou en préavis,
• Les salariés absents
• Les salariés faisant l’objet d’une suspension du contrat de travail en raison d’un arrêt maladie ou d’un congé maternité,
• Les salariés détachés au sein d’une autre entreprise ;
• Les salariés à domicile
• Les salariés exécutant leur travail à l’étranger s’ils ont été recrutés en France

Comment calculer ?

Un CDI = 1 ETP

​Sont pris en compte au prorata de leur temps de travail :

Les salariés en CDI à temps partiel.

 Comment calculer ?

On divise alors la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail (Calcul = Horaires de travail par semaine / durée légale ou conventionnelle). Par exemple, si votre entreprise applique la durée légale du travail de 35 heures par semaine et qu’elle emploie en CDI un salarié à 25 heures à deux autres à 27 heures par semaine, leur prise en compte dans l’effectif se fera de la manière suivante : [ ( 25 heures x 1 ) + ( 27 heures x 2 ) ] / 35 heures = 2,26 unités

​Sont pris en compte au prorata de leur temps de présence au sein de l’entreprise au cours des 12 derniers mois :

• Les salariés en CDD ;
• Les travailleurs temporaires (intérimaires) hors motif de remplacement ;
• Les salariés titulaires d’un contrat intermittent ;
• Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l’entreprise et qui y travaillent depuis au moins un an (prestation de ménage par exemple, de gardiennage, contrat de sous-traitance, mise à disposition de collaborateur ou encore portage salarial).

Comment calculer ?

Prise en compte proportionnelle à leur temps de présence dans l’entreprise. Ils doivent être comptés dans l’effectif même si leur contrat de travail a pris fin avant les élections. Ainsi, pour calculer l’effectif en septembre 2022, la période de référence sera comprise entre le 1er septembre 2021 et le 31 août 2022, peu importe que les salariés aient quitté l’entreprise avant la fin de la période de référence. Une exception : les salariés mis à disposition doivent être toujours présents dans l’entreprise au moment du calcul de l’effectif pour être pris en compte.

Ici, un calcul au regard du nombre de mois travaillés est vraiment recommandé. Formule de calcul à utiliser = nombre de mois de présence au cours des 12 derniers mois / 12 mois. Par exemple, si au cours de la période allant du 1er septembre 2021 au 31 août 2022, une entreprise a eu recours à :

• Un CDD de septembre à décembre 2022 (4 mois) ;
• Deux CDD de janvier à juin 2021 (6 mois) ;
• Et un salarié mis à disposition depuis plus d’un an mais dont la mission a cessé en février. Pour ce dernier : il n’est plus présent dans les locaux, il n’est donc pas pris en compte.

Pour les autres cas : ( 4 mois x 1 ) + ( 6 mois x 2 ) ] / 12 mois = 1,33 unité.

En cas de présence incomplète au cours d’un mois, vous pouvez aussi réaliser votre calcul en fonction du temps de présence en jours ouvrables (la période de 12 mois correspondant à 303, si l’on décompte une moyenne de 10 jours fériés) ou en nombre de semaines de présence sur l’année (52 semaines ou 46 si l’on tient compte de 5 semaines de congés payés).

Enfin, pour un salarié non-permanent qui ne serait pas non plus à temps complet : on applique alors de manière combinée les deux modalités figurant ci-avant. Exemple : si l’entreprise applique la durée légale du travail de 35 heures par semaine et qu’elle a eu recours à un CDD de 20 heures par semaine pendant 4 mois au cours de la période de 12 mois qui précède, il sera pris en compte de la manière suivante : [ ( 20 heures / 35 heures ) x 4 mois ] / 12 mois = 0,19 unité

​Les exclusions du décompte d’effectif :

• Les mandataires sociaux (gérant minoritaire des SARL, PDG de SA, membre du conseil d’administration d’une SA, etc.) non titulaires d’un contrat de travail ;
• Les CDD ou CTT au motif de remplacement d’un salarié absent ou d’un salarié dont le contrat a été suspendu ;
• Les apprentis ;
• Les titulaires d’un contrat de professionnalisation jusqu’au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée ou jusqu’à la fin de l’action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée ;
• Les stagiaires ;.
• Les salariés mis à disposition par une société extérieure mais ne travaillant pas dans les locaux de l’entreprise ou travaillant dans les locaux depuis moins d’un an ;
• Les prestataires en freelance (indépendants, immatriculés à titre personnel au RCS et/ou à l’URSSAF).

L’effectif de l’entreprise et la liste électorale : deux notions différentes

Attention, il ne faut pas confondre ce calcul de l’effectif avec la liste électorale, c’est-à-dire les collaborateurs pouvant exercer leur droit de vote. Ainsi :

• L’effectif en ETP correspond au nombre de salariés de l’entreprise. Il permettra notamment de déterminer l’obligation de mettre en place un CSE ou le nombre de représentants du personnel à élire.
• La liste électorale elle, correspond à la liste des salariés qui remplissent les conditions légales pour être électeur. Un salarié pris en compte dans l’effectif n’est donc pas forcément un électeur. C’est le cas par exemple d’un salarié temporaire par exemple.

En fonction de l’effectif ETP calculé, le nombre de sièges à pourvoir au CSE sera le suivant :

 Il s’agit ici d’un chiffre minimal, il est possible d’en négocier plus. Le nombre de titulaires et de suppléants est identique à repartir en un minimum de deux collèges : un collège « ouvrier et employés » , un collège « techniciens, agents de maîtrise, ingénieurs et cadres ». Un 3^ème collège est possible – dédié par exemple à une population particulière de l’entreprise - si l’entreprise compte plus de 25 cadres, ingénieurs et chefs de service. Dans le cas des entreprises de moins de 25 salariés, il n’y a qu’un seul collège.

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