Frais professionnels : les mises à jour du BOSS du 23 juin 2023

Résumé de la mise à jour :

Paragraphe 850 :

Correction excluant les agents de la fonction publique du champ des bénéficiaires de la prime transport, puisqu’aucun décret d’application n’a été pris pour prévoir ce bénéfice.

Version en vigueur avant la mise à jour du 23 juin 2023 

Paragraphe 850

A. Principe général

1. Champ d’application

a. Employeurs

850

La prise en charge facultative des frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène est ouverte à tous les employeurs de droit privé ou de droit public.

Version en vigueur depuis la mise à jour du 23 juin 2023 (version en vigueur au 1^er juillet 2023)

Paragraphe 850

A. Principe général

1. Champ d’application

a. Employeurs

850

La prise en charge facultative des frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène est ouverte à tous les employeurs de droit privé ou de droit public.

Résumé de la mise à jour :

Paragraphe 920 (NDLR : la publication du BOSS indiquait, par erreur selon nous, la mise à jour du paragraphe 850) :

Clarification rédactionnelle relative à la modulation du montant de la prime transport en fonction de la distance séparant le domicile du salarié bénéficiaire de son lieu de travail.

Version en vigueur avant la mise à jour du 23 juin 2023 

Paragraphe 920 

920

Lorsque l’employeur décide de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés par ses salariés, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés entrant dans le champ d’application.

Toutefois, rien n’interdit à l’employeur de moduler cette prise en charge en fonction de la distance séparant le domicile du lieu de travail. En revanche, il ne peut pas totalement exclure les salariés pour lesquels il estimerait la distance trop importante. 

Texte de référence : Article R. 3261-11 du code du travail 

Version en vigueur depuis la mise à jour du 23 juin 2023 (version en vigueur au 1^er juillet 2023)

Paragraphe 920 

920

Lorsque l’employeur décide de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés par ses salariés, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés entrant dans le champ d’application.

Toutefois, rien n’interdit à l’employeur de moduler cette prise en charge en fonction de la distance séparant le domicile du lieu de travail. En revanche, il ne peut pas totalement exclure les salariés pour lesquels il estimerait la distance trop importante.

Ainsi, la modulation de cette prise en charge en fonction de la distance séparant le domicile du lieu de travail ne doit pas conduire l’employeur à exclure du bénéfice de la prime des salariés éligibles au dispositif. 

Texte de référence : Article R. 3261-11 du code du travail

Résumé de la mise à jour :

Paragraphe 1170:

Clarification rédactionnelle relative à la modulation du montant de la prime transport en fonction de la distance séparant le domicile du salarié bénéficiaire de son lieu de travail.

Version en vigueur avant la mise à jour du 23 juin 2023 

Paragraphe 1170 

d. Non cumul avec la déduction forfaitaire spécifique

1170

L’exonération de cotisations et contributions de sécurité sociale de la prise en charge de certains frais de transport dans le cadre du forfait mobilités durables ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. 

Dès lors, en cas d’application de la déduction forfaitaire spécifique, cette prise en charge des frais de déplacement dans le cadre du forfait mobilités durables sera intégrée dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Version en vigueur depuis la mise à jour du 23 juin 2023 (version en vigueur au 1^er juillet 2023)

Paragraphe 1170 

d. Non cumul avec la déduction forfaitaire spécifique

1170

L’exonération de cotisations et contributions de sécurité sociale de la prise en charge de certains des frais de transport dans le cadre du forfait mobilités durables ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. 

Dès lors, en cas d’application de la déduction forfaitaire spécifique, cette prise en charge des frais de déplacement dans le cadre du forfait mobilités durables sera intégrée dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Résumé de la mise à jour :

Paragraphe 1870 :

Correction d’un oubli de revalorisation du plafond de l’indemnité forfaitaire de NTIC (applicable à compter du 1er janvier 2023).

Version en vigueur avant la mise à jour du 23 juin 2023 

Paragraphe 1870 

1870

L’exclusion peut porter sur le matériel informatique ainsi que sur les consommables et les frais de connexion.

Pour le matériel amortissable, l’exclusion prend en compte les annuités d'amortissement.

Pour le petit matériel non amortissable, devra être retenue la valeur réelle de l'année d'acquisition.

Les consommables et les frais de connexion peuvent être remboursés sur justificatifs de frais.

Lorsque l’employeur ne peut pas justifier la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé et que les frais engagés sont justifiés par une raison professionnelle, il est admis que ceux-ci peuvent être remboursés sur la base d’une allocation forfaitaire ne pouvant excéder 52,20 euros par mois.

Exemple 1 :

Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié doit utiliser son téléphone portable et son abonnement téléphonique personnels, en l’absence de mise à disposition d’outils NTIC par son employeur. Il dispose d’un abonnement de type « quadruple play » (téléphone fixe, mobile, Internet, télévision) qui ne lui permet pas d’identifier la part de cet abonnement qui correspond à un usage professionnel. Dans ce cadre, l’employeur peut rembourser les frais supportés par son salarié au titre de l’utilisation de ses propres outils NTIC en lui versant une allocation forfaitaire mensuelle dans la limite de 52,20 euros.

Exemple 2 :

Un salarié commerce avec des clients situés aux Etats-Unis. Deux fois par an, il doit négocier des contrats avec eux, ce qui le conduit à poursuivre sa journée de travail le soir à son domicile. Or, il utilise ses outils personnels. Au mois de mai 2023, il supporte un dépassement sur sa facture de téléphone de 75 euros lié aux appels passés à l’international. De même, au mois d’octobre 2023, le montant de son dépassement s’élève à 69 euros. Ces frais professionnels, non inclus dans une offre illimitée, sont indiqués sur le détail des consommations envoyé par l’opérateur de télécommunications au salarié. Celui-ci peut transmettre ce document à son employeur qui peut ensuite rembourser au réel ces frais, soit 75 euros au titre du mois de mai 2023 et 69 euros pour le mois d’octobre 2023.

Version en vigueur depuis la mise à jour du 23 juin 2023 (version en vigueur au 1^er juillet 2023)

Paragraphe 1870 

1870

L’exclusion peut porter sur le matériel informatique ainsi que sur les consommables et les frais de connexion.

Pour le matériel amortissable, l’exclusion prend en compte les annuités d'amortissement.

Pour le petit matériel non amortissable, devra être retenue la valeur réelle de l'année d'acquisition.

Les consommables et les frais de connexion peuvent être remboursés sur justificatifs de frais.

Lorsque l’employeur ne peut pas justifier la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé et que les frais engagés sont justifiés par une raison professionnelle, il est admis que ceux-ci peuvent être remboursés sur la base d’une allocation forfaitaire ne pouvant excéder 52,20 euros par mois. 

Exemple 1 :

Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié doit utiliser son téléphone portable et son abonnement téléphonique personnels, en l’absence de mise à disposition d’outils NTIC par son employeur. Il dispose d’un abonnement de type « quadruple play » (téléphone fixe, mobile, Internet, télévision) qui ne lui permet pas d’identifier la part de cet abonnement qui correspond à un usage professionnel. Dans ce cadre, l’employeur peut rembourser les frais supportés par son salarié au titre de l’utilisation de ses propres outils NTIC en lui versant une allocation forfaitaire mensuelle dans la limite de 52,20 euros.

Exemple 2 :

Un salarié commerce avec des clients situés aux Etats-Unis. Deux fois par an, il doit négocier des contrats avec eux, ce qui le conduit à poursuivre sa journée de travail le soir à son domicile. Or, il utilise ses outils personnels. Au mois de mai 2023, il supporte un dépassement sur sa facture de téléphone de 75 euros lié aux appels passés à l’international. De même, au mois d’octobre 2023, le montant de son dépassement s’élève à 69 euros. Ces frais professionnels, non inclus dans une offre illimitée, sont indiqués sur le détail des consommations envoyé par l’opérateur de télécommunications au salarié. Celui-ci peut transmettre ce document à son employeur qui peut ensuite rembourser au réel ces frais, soit 75 euros au titre du mois de mai 2023 et 69 euros pour le mois d’octobre 2023. 

NDLR : nous avons comparé les 2 versions, avant et après la mise à jour (utilisant même l’outil de comparaison proposé par le BOSS, et ne décelons aucune modification rédactionnelle).