La saisie en ligne des procès-verbaux des élections du CSE

De nombreux membres du CSE élus en 2020 vont voir leur mandat arriver à échéance en 2025. De nombreuses élections sont donc à prévoir dans les entreprises dans les mois qui viennent.

Nous faisons un focus aujourd'hui, dans cette actualité, un focus sur la saisie en ligne des procès-verbaux des élections.

Quels sont les avantages de la saisie en ligne des PV ?

La transmission dématérialisée des procès-verbaux (PV) permet d’éviter à l’employeur d’adresser les plis postaux au CTEP. En outre, ce dernier se charge d’en transmettre une copie à l’inspection du travail, sauf en cas de carence totale où l’envoi d’une copie du PV par l’employeur à l’inspection reste nécessaire.

La saisie en ligne permet quant à elle de s’assurer que l’ensemble des procès-verbaux qui composent l’élection contiennent toutes les mentions obligatoires. Ces contrôles limitent les risques de relance de l’administration et de non-prise en compte des suffrages dans le cadre de la mesure de l’audience des organisations syndicales.

Elle permet également une saisie unique des informations générales liées à l’élection (établissement, nombre de collèges, listes, etc.), qui sont reportées sur tous les procès-verbaux.

Enfin, les acteurs de l’élection (employeur, membres du bureau de vote, délégués de liste, organisations syndicales) sont informés de toutes les étapes de l’élection dès lors qu’ils sont saisis dans le téléservice jusqu’à la réception des procès-verbaux par le centre de traitement des élections professionnelles.

Quelles informations sont nécessaires pour effectuer la saisie en ligne du PV ?

Pour initier le téléservice de saisie et transmission en ligne, il convient de choisir entre l’option de signature manuscrite des procès-verbaux ou de validation en ligne des résultats.

Une fois le choix de l’option opéré, l’ensemble de l’élection se fera selon cette modalité. Il n’est pas possible de démarrer une saisie menant à une version validation en ligne pour ensuite basculer vers la modalité signature manuscrite par exemple.

Il est conseillé de se munir des informations suivantes :

• Les coordonnées de l’employeur : SIRET (14 chiffres)
• La convention collective applicable à l’établissement ou à l’entreprise : numéro d’identification de la convention collective (IDCC) ou son nom, indiqué sur le bulletin de salaire ou le contrat de travail des salariés.
• Le protocole d’accord pré-électoral
• La liste des candidats du premier tour et, le cas échéant, du deuxième tour
• La composition du ou des bureaux de vote
• La date de naissance des membres du bureau de vote dans le cas de l’option de validation en ligne par les membres du bureau de vote.

J'ai plusieurs PV à envoyer avec plusieurs établissements...

Le téléservice permet de générer autant de procès-verbaux que nécessaire. Dès lors que l’élection est complète, la transmission vers le CTEP se fait automatiquement en un seul envoi.

Est-il possible de compléter la saisie ?

Lors du passage de l’étape de saisie des informations liées à l’établissement à celles liées à l’élection, vous recevrez un courriel à l’adresse renseignée à l’ouverture du téléservice. Ce courriel contiendra un lien URL, valable 60 jours, qui vous permettra d'accéder à la version la plus récente de votre saisie lors de connexions ultérieures. Par ailleurs, sur chaque onglet du téléservice figure en bas de page un bouton "Enregistrer ma saisie". Lors de votre connexion ultérieure via l’URL transmis par courriel, vous reviendrez sur le dernier onglet renseigné. Au-delà du délai de 60 jours, les données de l’élection ne sont plus accessibles, le lien URL est désactivé. .

Si vous avez choisi l’option de validation en ligne par les membres du bureau de vote, la personne qui saisit les résultats du procès-verbal dispose également d’un lien URL reçu par courriel. Il n’est actif que 24 heures.

De combien de temps dispose-t-on pour téléverser les PV en cas de vote électronique ?

Pour les établissements ayant recours à un prestataire de solutions de vote électronique, l’envoi des données de l’élection par le prestataire doit être complété par l’envoi des procès-verbaux scannés par l’employeur à partir d’un lien URL reçu par courriel. Ce lien est actif pendant 15 jours.

Peut-on modifier les données du PV ?

Les informations générales sont modifiables tant qu’un des procès-verbaux n’a pas été validé.

Les modalités de modifications des résultats dépendent de la modalité de saisine et de transmission en ligne choisie .

Pour l’option de validation en ligne par les membres du bureau de vote, les résultats sont modifiables tant que le procès-verbal n’est pas généré dans le téléservice. Les membres du bureau de vote sont avertis par courriel d’une demande de modification. Dès la phase de validation, les données ne sont plus modifiables.

Pour l’option de signature manuscrite, les résultats sont modifiables tant que le procès-verbal n’a pas été numérisé et téléversé. Au-delà, il n’est plus possible de modifier les données d’une élection.

Combien d'exemplaires doivent être imprimés depuis le téléservice ?

En cas de saisie et transmission en ligne par le téléservice, il n’est plus nécessaire que d’imprimer un seul exemplaire à conserver par l’entreprise. Il n’est plus nécessaire d’adresser les procès-verbaux des élections au CTEP par voie postale puisque celui-ci est destinataire de la transmission automatisée via le téléservice. De même, il n’est plus nécessaire d’adresser les procès-verbaux à l’inspection du travail, sauf en cas de carence totale où l’employeur reste toujours tenu d’adresser un exemplaire papier à l’inspection du travail.

Le téléservice permet néanmoins d’éditer et d’imprimer différents états de contrôle (informations générales, membres du bureau de vote) afin d’éviter toute erreur de saisie en amont du scrutin..

Pour mémoire, après la proclamation des résultats, l’employeur est tenu de transmettre une copie des procès-verbaux (PV) d’élections, par tout moyen et dans les meilleurs délais, aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés par les PV et à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.