Véhicule de fonction et usage privé : l’URSSAF rappelle les règles
Cet article a été publié il y a 11 ans, il est donc possible qu'il ne soit plus à jour.
Dans un document d'information synthétique établi par les services de l’URSSAF, en date du 24 septembre 2013, l’évaluation de l’éventuel avantage en nature constitué par la mise à disposition, à titre personnel, d’un véhicule de fonction est abordé en détails.
Fourniture d’un véhicule de fonction : avantage en nature ?
Les services de l’URSSAF rappelle la notion fondamentale concernant l’avantage en nature véhicule.
Ainsi, lorsque l’employeur fournit un véhicule à son salarié, l’entreprise aura la faculté de considérer qu’il n’y a pas avantage en nature lorsque :
- Le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés ;
- Le salarié dispose de façon permanente d’un véhicule utilitaire, catégorie particulière vérifiable sur la carte grise du véhicule;
- Le salarié dispose d’une voiture particulière aménagée dans un but professionnel, sous réserve que l’employeur indique dans un écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique, etc.) que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles uniquement.
Extrait de la documentation URSSAF du 24/09/2013
Usage privé du véhicule de fonction 24/09/2013
Véhicule de fonction et usage privé : comment évaluer cet avantage ?
Dans le cadre de son travail, un salarié peut disposer d’un véhicule de fonction acheté ou loué par l’employeur.
L’utilisation à titre privé de ce véhicule mis à disposition permanente du salarié constitue un avantage en nature*.
*L’avantage en nature consiste dans la fourniture ou la mise à disposition d’un bien ou service, permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. Il doit être soumis à cotisations.Il n’y a pas avantage en nature lorsque :
Le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés. L’obligation de restituer le véhicule doit être mentionnée par l’employeur dans un document écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique, etc.).
Le salarié dispose de façon permanente d’un véhicule utilitaire.
La notion de véhicule utilitaire peut être vérifiée par référence à la «carte grise».
Il pourra également s’agir de voitures particulières aménagées dans un but professionnel. L’employeur doit indiquer dans un écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique, etc.) que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles uniquement.
Évaluation de l’avantage en nature : 2 méthodes
Les entreprise peuvent chiffrer la valeur de l’avantage en nature véhicule selon la méthode des dépenses réelles ou selon une méthode forfaitaire.
Les services de l’URSSAF précisent que :
- L’évaluation peut être faite différemment en fonction de chaque salarié ;
- L'employeur a la faculté de réviser en fin d'exercice l'option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l'année entière écoulée ;
- Le choix du mode d’évaluation doit être déterminé lors de l'établissement de la DADS (c'est-à-dire au 31 janvier de l’année N+1) et doit être identique pour l’année entière.
Extrait de la documentation URSSAF du 24/09/2013
Évaluation de l’avantage : dépenses réelles ou forfait
L’avantage en nature véhicule est évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait. L’évaluation peut être faite différemment en fonction de chaque salarié.
L'employeur a la faculté de réviser en fin d'exercice l'option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l'année entière écoulée.
Le choix du mode d’évaluation doit être déterminé lors de l'établissement de la DADS (c'est-à-dire au 31 janvier de l’année N+1) et doit être identique pour l’année entière.
Évaluation de l’avantage en nature selon la méthode des dépenses réelles
Le chiffrage diffère selon que l’employeur soit propriétaire ou locataire du véhicule concerné.
Véhicule acheté par l’entreprise
Dans ce cas, le mode de chiffrage sera différent si :
- Le véhicule a plus de 5 ans ou non ;
- L’employeur prend en charge les frais de carburant ou non.
Dans tous les cas, le résultat obtenu devra être proratisé (sauf en ce qui concerne l’éventuelle prise en charge du carburant) selon le nombre de kilomètres parcourus à titre privé.
La méthode de chiffrage peut être résumée à l’aide du tableau suivant :
| Dépenses réelles | Véhicule acheté | |
|---|---|---|
| 5 ans et moins | Plus de 5 ans | |
| L’employeur ne prend pas en charge le carburant | 1. 20% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) ; 2. + frais d’assurance pris en charge par l’entreprise ; 3. + les frais d’entretien pris en charge par l’entreprise. | 1. 10% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) ; 2. + frais d’assurance pris en charge par l’entreprise ; 3. + les frais d’entretien pris en charge par l’entreprise. |
| Évaluation avantage en nature : | ||
| L’employeur prend en charge le carburant | Ajouter, le cas échéant, les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel | Ajouter, le cas échéant les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel |
Il est important de se rappeler que la valeur déterminée s’entend « valeur annuelle » et qu’elle doit être ramenée à une valeur mensuelle pour sa saisie sur le bulletin de salaire.
Véhicule en location (avec ou sans option d’achat)
Dans ce cas, le mode de chiffrage sera différent si :
- L’employeur prend en charge les frais de carburant ou non.
Le résultat obtenu devra être proratisé (sauf en ce qui concerne l’éventuelle prise en charge du carburant) selon le nombre de kilomètres parcourus à titre privé.
La méthode de chiffrage peut être résumée à l’aide du tableau suivant :
| Dépenses réelles (évaluation annuelle) | Véhicule en location ou en location avec option d’achat |
|---|---|
| L’employeur ne prend pas en charge le carburant | 1. Coût global annuel de la location ; 2. + frais d’assurance pris en charge par l’entreprise ; 3. + les frais d’entretien pris en charge par l’entreprise. |
| Évaluation avantage en nature : | |
| L’employeur prend en charge le carburant | Ajouter, le cas échéant, les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel. |
Il est important de se rappeler que la valeur déterminée s’entend « valeur annuelle » et qu’elle doit être ramenée à une valeur mensuelle pour sa saisie sur le bulletin de salaire.
Impossibilité de prouver le kilométrage à titre privé
Dans le cas ou l’entreprise ne serait pas apte à prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’Urssaf peut régulariser en utilisant la méthode de chiffrage forfaitaire.
Extrait de la documentation URSSAF du 24/09/2013
Lorsque l’employeur ne peut prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’Urssaf peut régulariser en prenant les forfaits (voir tableaux évaluation au forfait).
Évaluation de l’avantage en nature selon la méthode forfaitaire
Tout comme la méthode de chiffrage selon les dépenses réelles, le mode de calcul n’est pas le même, selon que l’employeur soit propriétaire ou locataire du véhicule concerné.
Le véhicule est acheté par l’entreprise
Dans ce cas, le mode de chiffrage sera différent si :
- Le véhicule a plus de 5 ans ou non ;
- L’employeur prend en charge les frais de carburant ou non.
La méthode de chiffrage peut être résumée à l’aide du tableau suivant :
| Prise en charge des frais de carburant | Véhicule acheté | |
|---|---|---|
| 5 ans et moins | Plus de 5 ans | |
| Non | 9% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) | 6% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) |
| Oui |
ou
|
ou
|
Il est important de se rappeler que la valeur déterminée s’entend « valeur annuelle » et qu’elle doit être ramenée à une valeur mensuelle pour sa saisie sur le bulletin de salaire.
Véhicule en location (avec ou sans option d’achat)
| Prise en charge des frais de carburant | Véhicule en location ou en location avec option d’achat |
|---|---|
| Non | 30% du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance). Nota : évaluation plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté, le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30% du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat. |
| Oui | 30% du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurances) plus frais réels (sur facture) de carburant utilisé à des fins personnelles. ou Nota : évaluation plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté , le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris dans la limite de 30% du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat. |
Il est important de se rappeler que la valeur déterminée s’entend « valeur annuelle » et qu’elle doit être ramenée à une valeur mensuelle pour sa saisie sur le bulletin de salaire.
Et si le salarié paie une redevance ?
Quelle que soit la méthode de chiffrage utilisée, selon les dépenses réelles ou selon une méthode forfaitaire, l’entreprise doit envisager 2 situations :
- La redevance versée par le salarié est < évaluation avantage en nature : l’avantage en nature est égal à (chiffrage moins redevance) ;
- La redevance est ≥ évaluation avantage en nature : pas d’avantage en nature.
Extrait de la documentation URSSAF du 24/09/2013
Cas particulier : Le salarié verse une redevance
Les règles d’évaluation de l’avantage en nature sont identiques que l’employeur opte pour l’évaluation au forfait ou pour la valeur réelle :
lorsque la redevance versée par le salarié est inférieure à l’évaluation de l’avantage (au forfait ou au réel), l’avantage en nature sera égal à la différence entre ces deux valeurs,
En revanche, lorsque cette redevance est supérieure ou égale au montant de l’évaluation, il n’y a pas avantage en nature.
Références
Document d'information synthétique URSSAF établi à la date du 24/09/13