La Cour de cassation rappelle les conditions d’une exonération des frais d’entreprise LégiSocial

Contexte de l'affaire

Une entreprise fait l’objet, suite à un contrôle portant sur les années 2006 et 2007, d’un redressement par les services de l’URSSAF concernant des frais que l’entreprise avait analysé comme des frais d’entreprise.

La société saisit d’un recours une juridiction de sécurité sociale.

Dans son arrêt du 3 avril 2014, la Cour d’appel de Bordeaux déboute l’entreprise de sa demande.

Elle rappelle que ne constituent des frais d’entreprise, que les sommes versées au salarié en remboursement des dépenses ne découlant pas de son activité, qu'il a exposées à titre exceptionnel et dans l'intérêt de son employeur.

Se bornant à ne produire que les factures, l’employeur n’apportait pas la réalité des frais d’entreprise.

La Cour de cassation confirme l’arrêt de la cour d’appel et rejette le pourvoi.

Extrait de l’arrêt :

Mais attendu que constituent des frais d'entreprise au sens de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, les sommes versées au salarié en remboursement des dépenses, ne découlant pas de son activité, qu'il a exposées à titre exceptionnel et dans l'intérêt de son employeur ; que s'il résulte de la circulaire n° 2003/ 2007 du 7 janvier 2003 que la réalité des frais d'achat de matériel et de cadeaux est établie, notamment, par la production des factures, il incombe néanmoins au cotisant de rapporter la preuve que les dépenses ont été exposées dans l'intérêt de l'entreprise et en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié ;
Et attendu que l'arrêt retient, par motifs propres et adoptés, que la société se borne à produire des factures qui ne permettent pas de vérifier, en l'absence d'indication de l'identité des bénéficiaires des achats, que les dépenses correspondantes ont été effectuées dans l'intérêt de l'entreprise et en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié ;
Que de ces énonciations et constatations rendant inopérant le moyen, soumis aux juges du fond, tiré de l'invocation, sur le fondement de l'article L. 243-6-2 du code de la sécurité sociale, de l'interprétation de la règle d'assiette retenue par une circulaire, la cour d'appel, qui n'a pas inversé la charge de la preuve, a exactement déduit que le redressement litigieux devait être validé ;
D'où il suit que le moyen n'est pas fondé ;
Et attendu qu'il n'y a pas lieu de statuer par une décision spécialement motivée sur la dernière branche du moyen, qui n'est manifestement pas de nature à entraîner la cassation ;
PAR CES MOTIFS :
REJETTE le pourvoi ;

Cour de cassation du 18 juin 2015 , pourvoi n°14-18592

Commentaire de LégiSocial

Les frais d’entreprise

Définition

Ni avantages en nature, ni frais professionnels, les frais d’entreprise sont des frais relevant de l’activité de l’entreprise et non des frais liés à l’exercice de la profession du salarié.

3 critères cumulatifs à remplir

Les frais d’entreprise doivent remplir cumulativement 3 critères :

Etre de nature exceptionnelle ;
Etre engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
Etre exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité de l’entreprise.

Il faut en outre que les dépenses engagées par le salarié soient justifiées par :

l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation, ou de gestion de l’entreprise ;
le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

Quelques exemples

C’est le cas, par exemple, des repas d’affaires, des voyages d’affaires, ou de la mise à disposition de vêtements de travail (sous certaines conditions).

Lorsque le voyage est payé par l’employeur pour la famille, il ne peut être considéré comme un frais d’entreprise et doit être réintégré dans l’assiette des cotisations.

Enfin, les frais d’entreprise constituent des charges normales d’exploitation et n’ont pas le caractère de rémunération.

Régime social

Les frais d'entreprise sont toujours exonérés de cotisations, même en cas d'application d'une DFS (Déduction Forfaitaire Spécifique), à la différence des remboursements de frais professionnels.

Barème

Encore une fois, à la différence des frais professionnels qui obéissent à des valeurs maximales, les frais d’entreprise ne connaissent pas de barèmes.

Les frais d’entreprise selon la circulaire du 7 janvier 2003

En matière de frais d’entreprise, il convient de se rapprocher de la Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-07 du 7 janvier 2003.

Au sein de ce document, nous y retrouvons de nombreux éléments comme :

La définition (3 critères cumulatifs)

L'employeur peut être conduit à rembourser des dépenses engagées par le salarié ou à mettre à sa disposition des biens ou services, sans qu'il s'agisse pour autant d'un élément de rémunération, d'un avantage en nature ou d'une indemnisation de frais professionnels.
Les sommes, biens ou services ainsi attribués correspondent à la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise et non de frais liés à l'exercice normal de la profession du salarié.
Les frais pris en charge à ce titre par l'employeur sont donc exclus de l'assiette des cotisations. Ces frais correspondent à des charges d'exploitation de l'entreprise et doivent remplir simultanément 3 critères :

Un caractère exceptionnel ;
Dans l’intérêt de l'entreprise ;
Exposés en dehors de l'exercice normal de l'activité du travailleur salarié ou assimilé.

Précision supplémentaire (que ne reprend pas la Cour de cassation dans son arrêt du 18 juin 2015, les dépenses engagées par le salarié doivent être justifiées par :

L’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l'entreprise ;
La mise en œuvre des techniques de direction, d'organisation ou de gestion de l'entreprise ;
Le développement de la politique commerciale de l'entreprise.

Types de frais d'entreprise

Sont ainsi considérés comme des frais d'entreprise :

Les dépenses engagées par le salarié pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l'entreprise alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;
Les dépenses engagées par le salarié en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'entreprise ;
L'avantage procuré au salarié eu égard à sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l'entreprise (réception, cocktails, etc.) alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;
Les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur à l'occasion des repas d'affaires dûment justifiés sauf abus manifeste ;
Les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur, à l'occasion de voyages d'affaires, voyages de stimulation, séminaires, etc. Ces voyages devront être caractérisés par l'organisation et la mise en œuvre d'un programme de travail et l'existence de sujétions pour le salarié alors que sa participation à ces voyages ne correspond pas à l'exercice normal de sa profession. Lorsque le voyage est payé par l'employeur pour la famille, il ne peut être considéré comme un frais d'entreprise. En revanche, le remboursement ou la prise en charge des frais de voyages d'agrément constitue des éléments de rémunération devant être réintégrés dans l'assiette des cotisations ;
Les frais de déplacement et de séjour engagés par les travailleurs salariés et assimilés ou pris en charge directement par l'employeur à l'occasion de la participation du salarié à une formation prévue dans le plan de formation de l'entreprise ;

Cas particulier des vêtements de travail

Peut être considéré comme frais d’entreprise, la mise à disposition du salarié de vêtements de travail dans les deux cas suivants :

Les vêtements qui répondent aux critères de vêtements de protection individuelle au sens de l'article R. 233-1 du code du travail ;
Les vêtements de coupe et couleur (uniforme notamment) fixés par les entreprises spécifiques à une profession et qui répondent à un objectif de salubrité, de sécurité ou concourent à la démarche commerciale de l'entreprise.

Ces vêtements doivent demeurer la propriété de l'employeur. Ils ne doivent pas être portés en dehors de l'activité professionnelle du salarié sauf à être considérés comme des avantages en nature. Leur port doit être obligatoire en vertu d'une disposition conventionnelle individuelle ou collective ou d'une réglementation interne à l'entreprise.
Il s'ensuit que les frais d'entretien de ces vêtements relèvent des frais d'entreprise. Toutefois, ne peuvent être considérées comme des frais d'entreprise, les primes de salissures versées par l'employeur lorsque :

Les primes sont calculées uniformément ou en pourcentage du salaire et sans justification des dépenses réellement engagées ;
Les primes sont versées pendant la période de congés payés ;
Les primes sont versées à la quasi-totalité du personnel alors qu'il n'est justifié ni de frais anormaux de salissure ni de l'utilisation effective de la prime conformément à son objet et même si le versement est prévu par une convention collective.

Extrait de la circulaire :

V. - LES FRAIS D'ENTREPRISE
5.1. Définition

L'employeur peut être conduit à rembourser des dépenses engagées par le salarié ou à mettre à sa disposition des biens ou services, sans qu'il s'agisse pour autant d'un élément de rémunération, d'un avantage en nature ou d'une indemnisation de frais professionnels.
Les sommes, biens ou services ainsi attribués correspondent à la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise et non de frais liés à l'exercice normal de la profession du salarié.
Les frais pris en charge à ce titre par l'employeur sont donc exclus de l'assiette des cotisations. Ces frais correspondent à des charges d'exploitation de l'entreprise et doivent remplir simultanément trois critères :

caractère exceptionnel ;

- intérêt de l'entreprise ;
- frais exposés en dehors de l'exercice normal de l'activité du travailleur salarié ou assimilé.
Toutefois, pour constituer des frais d'entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent être justifiées par :
- l'accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l'entreprise ;
- la mise en oeuvre des techniques de direction, d'organisation ou de gestion de l'entreprise ;
- le développement de la politique commerciale de l'entreprise.

5.2. Types de frais d'entreprise

A ce titre sont considérés comme des frais d'entreprise :

les dépenses engagées par le salarié pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l'entreprise alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;

les dépenses engagées par le salarié en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'entreprise ;

l'avantage procuré au salarié eu égard à sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l'entreprise (réception, cocktails, etc.) alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;

les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur à l'occasion des repas d'affaires dûment justifiés sauf abus manifeste ;

les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur, à l'occasion de voyages d'affaires, voyages de stimulation, séminaires, etc. Ces voyages devront être caractérisés par l'organisation et la mise en oeuvre d'un programme de travail et l'existence de sujétions pour le salarié alors que sa participation à ces voyages ne correspond pas à l'exercice normal de sa profession. Lorsque le voyage est payé par l'employeur pour la famille, il ne peut être considéré comme un frais d'entreprise. En revanche, le remboursement ou la prise en charge des frais de voyages d'agrément constitue des éléments de rémunération devant être réintégrés dans l'assiette des cotisations ;

les frais de déplacement et de séjour engagés par les travailleurs salariés et assimilés ou pris en charge directement par l'employeur à l'occasion de la participation du salarié à une formation prévue dans le plan de formation de l'entreprise ;

La mise à disposition du salarié de vêtements de travail dans les deux cas suivants :

les vêtements qui répondent aux critères de vêtements de protection individuelle au sens de l'article R. 233-1 du code du travail ;

les vêtements de coupe et couleur (uniforme notamment) fixés par les entreprises spécifiques à une profession et qui répondent à un objectif de salubrité, de sécurité ou concourent à la démarche commerciale de l'entreprise.

Ces vêtements doivent demeurer la propriété de l'employeur. Ils ne doivent pas être portés en dehors de l'activité professionnelle du salarié sauf à être considérés comme des avantages en nature. Leur port doit être obligatoire en vertu d'une disposition conventionnelle individuelle ou collective ou d'une réglementation interne à l'entreprise.
Il s'ensuit que les frais d'entretien de ces vêtements relèvent des frais d'entreprise. Toutefois, ne peuvent être considérées comme des frais d'entreprise, les primes de salissures versées par l'employeur lorsque :

les primes sont calculées uniformément ou en pourcentage du salaire et sans justification des dépenses réellement engagées ;

les primes sont versées pendant la période de congés payés ;

les primes sont versées à la quasi-totalité du personnel alors qu'il n'est justifié ni de frais anormaux de salissure ni de l'utilisation effective de la prime conformément à son objet et même si le versement est prévu par une convention collective.

5.3. Conditions d'exclusion de l'assiette des frais d'entreprise

Tous ces frais d'entreprise ne relèvent donc ni de la réglementation des avantages en nature, ni de celle des frais professionnels.
Les remboursements de dépenses engagées par le salarié et les biens ou services mis à disposition par l'employeur, lorsqu'ils constituent des frais d'entreprise, ne peuvent être qualifiés d'éléments de rémunération en application de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale.
Il s'ensuit que les sommes, biens ou services attribués n'entrent pas dans l'assiette des cotisations, même en cas d'application de l'abattement forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels.
Les conditions d'exclusion de l'assiette des frais d'entreprise varient en fonction de la nature de ces derniers et doivent donner lieu à la production de justificatifs et notamment :

pour les frais d'achat de matériel et de cadeaux, les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme frais d'entreprise. Les factures constituent la justification des dépenses ;

pour les frais de repas d'affaires, l'employeur doit produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d'affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense ;

pour les frais de déplacement et de séjour liés à la participation à des actions de formation professionnelle, l'employeur doit produire le plan de formation ou les documents attestant de ce que la formation répond à une obligation légale ou conventionnelle ;

pour les frais de voyage, l'employeur doit produire le programme de travail ;

pour les vêtements de travail, l'employeur doit produire la disposition attestant de la propriété du vêtement et du caractère obligatoire de son port.

Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-07 du 7 janvier 2003 relative à la mise en oeuvre de l'arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale