Bulletin de paie dématérialisé au 1er janvier 2017 : droit d’opposition et délai de conservation
Quelques rappels
Forme du bulletin de paie avant la loi travail
Selon l’article L 3243-2 du code du travail, modifié par l’article 26 de la loi de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures publié au JO du 13 mai 2009 :
- L'employeur remet aux salariés un bulletin de paie, lors du paiement du salaire ;
- Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique.
Article L3243-2
Modifié par LOI n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 26
Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d'Etat.
Forme du bulletin de paie depuis la loi travail
Nous entrons dans un nouveau régime, que nous pourrions schématiser par une sorte de « renversement de la logique ».
En effet, selon l’article L 3243-2 du code du travail, modifié par l’article 54 de la loi travail, le bulletin de paie est remis :
- Sauf opposition du salarié, sous forme électronique ;
- Cette disposition entrant en vigueur à compter du 1er janvier 2017 ;
- Sour réserve de la publication d’un décret qui apporterait la durée de disponibilité du bulletin dématérialisé, les mentions devant figurer sur le bulletin de salaire ou dans l’annexe.
Nota : nous remarquerons que le décret, publié au JO du 18 décembre 2016, ne précise pas encore les mentions devant figurer sur le bulletin de salaire ou dans l’annexe, un autre décret devrait être publié selon nous à ce sujet…
Les précisions apportées par le décret du 16 décembre 2016
Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité, publié au JO du 18 décembre 2016, confirme les dispositions suivantes :
Droit d’opposition du salarié
Selon le nouvel article D. 3243-7 du code du travail, lorsque l’employeur décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique :
- Il doit informer le salarié par tout moyen conférant date certaine, 1 mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique.
D’autre part, le salarié peut faire part de son opposition à tout moment (par tout moyen conférant une date certaine), préalablement ou postérieurement à la 1ère émission d'un bulletin de paie sous forme électronique.
Cette demande prend effet :
- Dans les meilleurs délais ;
- Et au plus tard 3 mois suivant la notification.
Délai de conservation
Le nouvel article D. 3243-8 du code du travail, stipule que l’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :
- Soit pendant une durée de 50 ans ;
- Soit jusqu’à l’âge de 75 ans (âge mentionné au dernier alinéa de l’article L 1237-5 du code du travail, augmenté de 6 ans).
Précisions importantes :
Le même nouvel article D 3243-8 du code du travail, précise que les salariés sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie numérique :
- En cas de cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur ;
- Ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation.
Récupération des bulletins de paie numériques
Toujours selon le nouvel article D. 3243-8 du code du travail, les salariés sont mis en mesure de :
- Récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique ;
- Sans manipulation complexe ou répétitive ;
- Et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
Lien avec le CPA
Selon l’article R. 3243-9 (nouvellement inséré dans le code du travail) le service en ligne associé au CPA permet à son titulaire de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.
L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne.
Entrée en vigueur
L’article 3 du décret n° 2016-1762, que nous commentons aujourd’hui, confirme que les dispositions que nous venons de décrire sont applicables à compter du 1er janvier 2017.
Extrait du décret :
Public concerné : employeurs et salariés de droit privé.
Objet : modalités de dématérialisation des bulletins de paie.
Entrée en vigueur : le texte entre en vigueur le 1er janvier 2017.
Notice : le décret précise les modalités selon lesquelles l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie des salariés sous forme électronique et selon lesquelles le salarié peut faire part de son opposition à cette voie de transmission. Il fixe la durée pendant laquelle doit être garantie la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé. Il précise également que l'employeur ou le prestataire qui agit pour son compte doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par le biais du service en ligne associé au compte personnel d'activité.
Références : le décret est pris pour l'application de l'article 54 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels.Article 1
Le chapitre III du titre IV du livre II de la troisième partie du code du travail est complété par trois articles ainsi rédigés :
« Art. D. 3243-7. - Lorsqu'il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l'employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique.
« Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l'employeur par tout moyen lui conférant une date certaine.
« La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification.
« Art. D. 3243-8. - L'employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :
« - soit pendant une durée de cinquante ans ;
« - soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans.
« En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.
« Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
« Art. R. 3243-9. - Le service en ligne associé au compte personnel d'activité, mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6, permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.
« L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne. »Article 2
A l'article R. 3246-2 du code du travail, les mots : « à R. 3243-5 » sont remplacés par les mots : « à D. 3243-8 ».Article 3
Les dispositions du présent décret sont applicables à compter du 1er janvier 2017.
Références
Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité, JO JORF n°0294 du 18 décembre 2016
LOI n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, JO du 9 août 2016
LOI n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures, JO du 13 mai 2009