Selon les fonctions du salarié concerné, l’employeur peut être amené à lui mettre à disposition un ordinateur portable.
Il est dans ce cas conseillé d’insérer une clause spéciale précisant les conditions d’utilisation et de restitution.
Il est préconisé de tolérer une utilisation personnelle raisonnable. Celle-ci ne doit affecter ni la productivité de l'entreprise ni la sécurité des réseaux.
Une interdiction absolue d'un usage privé est disproportionnée, sauf circonstances particulières. Article L 1121-1 du Code du Travail.
L'employeur peut fixer les limites d'utilisation d'internet et de la messagerie par exemple, dans le règlement intérieur ou une charte informatique.
Il peut ainsi :
- Interdire de télécharger des logiciels, de se connecter à un forum ou d'utiliser un chat, d'accéder à une boîte aux lettres personnelle (compte tenu des risques de virus qu'un tel accès est susceptible de présenter), etc... ;
- Installer des dispositifs de filtrage de sites non autorisés (sites à caractère pornographique, pédophile, d'incitation à la haine raciale, révisionnistes, etc.).
Si l'employeur décide de contrôler l'utilisation faite par les salariés, il doit respecter certaines conditions. En effet, la mise en place de dispositifs de contrôle impliquant une surveillance des salariés nécessite que les restrictions aux droits et libertés des personnes résultant du dispositif mis en place soient justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but et que la vie privée des salariés soit respectée.
Les connexions d'un salarié sur des sites internet sont présumées avoir un caractère professionnel s'il les effectue durant son temps de travail et depuis l'ordinateur mis à sa disposition par l'employeur pour son travail. L'employeur qui veut contrôler ces connexions peut le faire hors de la présence du salarié et sans l'avertir de ses investigations.
Cela étant :
- L'employeur doit respecter la vie privée du salarié, même durant son temps de travail et sur le lieu de travail, notamment, le secret de ses correspondances ;
- Le recours d'un logiciel de contrôle de la messagerie doit être faite dans le respect de certaines règles (voir ci-après) et doit faire l'objet d'une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) avant sa mise en œuvre ;
- Tout message envoyé ou reçu depuis le poste de travail que l'employeur met à la disposition du salarié est présumé professionnel, sauf s'il est identifié comme personnel, dans l'objet du message par exemple.
Attention : Les courriels issus de la messagerie privée du salarié qui sont stockés sur le disque dur de l'ordinateur professionnel sont protégés par le secret des correspondances.
La mise en place d’un système de traitement automatisé de données personnelles impliquant une surveillance des salariés doit respecter les obligations résultant du RGPD dans la mise en œuvre de ses traitements.
La mise à disposition d'un ordinateur portable à des fins professionnelles n'est pas un avantage en nature.
Ce bien étant la propriété de l'entreprise, le salarié doit le restituer à l'employeur dès que celui-ci le demande, sans que cela lui ouvre droit à une quelconque contrepartie.
Si la mise à disposition de l'ordinateur portable l'était aussi à des fins personnelles, le salarié pourrait conserver cet outil jusqu'à la fin de son contrat de travail, préavis inclus, que celui-ci soit exécuté ou non. Une clause du contrat de travail ne pourrait pas prévoir que le salarié doive le rendre avant l'issue du préavis (jugé pour une voiture de fonction).
Si le salarié ne restituait pas le bien, l'employeur pourrait engager une procédure judiciaire, la compensation ne pouvant être engagée que dans des conditions très strictes et en cas de faute lourde du salarié.
Clause de mise à disposition d’un ordinateur portable