Comment évaluer l’avantage en nature NTIC ?

​Définition des NTIC

Les outils issus des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) visent essentiellement les ordinateurs, progiciels, logiciels, forfaits internet, téléphones mobiles… 

​Utilisation à titre privé= avantage en nature

Par principe, l’utilisation à titre privé par les salariés d’outils issus des NTIC mis à leur disposition par l’employeur constitue un avantage en nature.

​2 méthodes de chiffrage

Afin d’évaluer cet avantage en nature, l’employeur dispose de 2 méthodes de chiffrage :

1. Sur la base des dépenses réellement engagées ;
2. Sur la base d’un forfait. 

​Mise à disposition dans le cadre de l’activité professionnelle

​Principe général

• L’usage privé des outils NTIC mis à disposition dans le cadre de l’activité professionnelle à titre permanent est constitutif d’un avantage en nature, inclus dans la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et d’assurance chômage ;
• La réalité de l’usage privé peut résulter soit d’un document écrit (contrat de travail, accord d’entreprise, règlement intérieur, courrier de la direction de l’entreprise autorisant le salarié à faire un usage privé des outils), soit de l’existence de factures détaillées permettant d’établir une utilisation privée.

​Tolérance pour usage raisonnable

• Toutefois, l’utilisation raisonnable de ces instruments pour la vie quotidienne d’un salarié (appels de courte durée, brèves consultations de serveurs…) dont l’emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale n’est pas considérée comme un avantage en nature;
• L’avantage en nature peut être négligé lorsqu’un document écrit de l’entreprise stipule que les outils mis à disposition par l’employeur sont destinés à un usage professionnel ou que leur utilisation par le salarié découle d’obligations et de contraintes professionnelles (par exemple, possibilité d’être joint par téléphone à tout moment). 

​Utilisation « mixte »

Lorsque le salarié fait une utilisation mixte c’est-à-dire à la fois professionnelle mais aussi privée de l’outil fourni gratuitement par l’entreprise, dans le cadre de l’activité professionnelle, il s’agit d’un avantage en nature pour lequel l’employeur a le choix entre 2 modes d’évaluation :

1. Forfaitaire,
2. En fonction des dépenses réelles. 

​L’évaluation forfaitaire

• Lorsque l’employeur achète des outils issus des NTIC pour les mettre à la disposition permanente du salarié, l’avantage en nature déterminé par l’usage privé de ces outils est calculé annuellement sur la base forfaitaire de 10 % de son coût d’achat public, toutes taxes comprises ;
• Lorsque l’employeur paie un abonnement pour la location de ces outils et les met à la disposition permanente du salarié, l’avantage en nature dégagé par l’usage privé de ces outils se détermine sur la base de 10 % du coût annuel de l’abonnement, toutes taxes comprises ;
• Lorsque la formule commerciale ne distingue pas l’achat et l’abonnement, le taux de 10 % s’applique au coût total prévu par le contrat.

L’évaluation forfaitaire en cas d’entrée/sortie en cours d’année 

• En cas de mise à disposition en cours d’année, l’évaluation sera proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition. 

L’évaluation forfaitaire en cas de mois incomplet 

• Dans le cas de mois incomplet, c’est le mois intégral qui est pris en compte. 

L’évaluation forfaitaire pour un usage totalement privé 

• Lorsque l’employeur met à la disposition permanente ou donne au salarié un outil NTIC dont l’usage est totalement privé et extérieur à l’activité professionnelle du salarié, le forfait annuel de 10 % ne s’applique pas;
• La totalité de l’avantage en nature sera soumise à cotisations, à partir des dépenses réellement engagées par l’employeur 

​L’évaluation d’après les dépenses réellement engagées

• Lorsque l’employeur opte pour les dépenses réellement engagées, la présentation de justificatifs (facture téléphonique, facture d’accès interne…) du temps passé par le salarié à une utilisation privée est demandée.
• Lorsque l’employeur ne peut apporter la preuve des dépenses réellement engagées, l’avantage résultant de l’usage privé sera évalué. 

L’évaluation au réel pour un usage totalement privé 

• Dans le cas d’un usage totalement privé et extérieur à l’activité professionnelle du salarié, il convient de réintégrer la totalité de l’avantage en nature dans l’assiette des cotisations, à partir des dépenses réellement engagées par l’employeur.

​Cas particulier des dirigeants

• L’avantage en nature consistant en l’utilisation à titre privé par un dirigeant d’outils issus des NTIC est en principe évalué pour son montant réel.
• Toutefois, et même en l’absence du cumul d’un contrat de travail avec le mandat social, cet avantage en nature peut faire l’objet d’une évaluation forfaitaire dans les mêmes conditions que pour les salariés. 

​

​Produits NTIC produits ou fournis par l’entreprise

Lorsque, dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié, l’employeur met à la disposition permanente de ce dernier des outils issus des NTIC dont l’usage est en partie privé, l’évaluation de l’avantage en nature est alors effectuée comme suit, selon les 2 méthodes (forfait ou sur la base de la valeur réelle).

​Sur la base du forfait

• La valeur de l’avantage en nature est déterminée en prenant en compte le rabais dont aurait bénéficié le salarié si l’entreprise lui avait vendu un de ces outils.
• Le montant de l’avantage en nature est alors calculé en déduisant le niveau du rabais consenti à ses salariés lorsqu’elle leur vend ces outils, dans la limite de 30 % du prix public TTC pratiqué par l’employeur, pour le même produit ou le même service, à un consommateur non salarié de l’entreprise.

Exemples chiffrés

Exemple chiffré 1

• Prix public TTC = 100 € ;
• Rabais salariés de 20 % ;
• L’évaluation de l’avantage en nature est de 80 x 10 % = 8 €

Exemple chiffré 2

• Si le rabais consenti aux salariés est de 40 % ;
• La base du prix retenu pour l’évaluation est de : 100 - 30 = 70 € (limitation rabais à 30%) ;
• L’évaluation de l’avantage en nature est de : 70 x 10 % = 7 € 

​Sur la base de la valeur réelle

• L’évaluation prend en compte la remise dont aurait bénéficié le salarié en cas d’achat dans la limite de 30 % du prix public TTC pratiqué par l’employeur.

​Outil NTIC non restitué

1. Si le salarié ne restitue pas l’outil NTIC lors de son départ de l’entreprise, cette fourniture sera considérée comme gratuite;
2. La totalité de l’avantage en nature sera réintégrée dans l’assiette des cotisations.

​Remise gratuite d’un matériel et logiciels

​Rappel de la situation avant 2019

• Avant 2019, la remise gratuite par l’employeur aux salariés de matériels informatiques et de logiciels nécessaires à leur utilisation pouvant permettre l’accès à des services de communication électronique et de communication au public en ligne n’était pas considérée comme une rémunération ;
• Ce don était exonéré de cotisations et contributions sociales à condition que :

1. Le matériel informatique et les logiciels cédés soient entièrement amortis par l’entreprise ;
2. Le prix de revient global des matériels et logiciels remis aux salariés n’excède pas 2 000 €. 

​Fin du régime social et fiscal de faveur

• Ce régime social et fiscal de faveur lié au don de matériel informatique est abrogé à compter de l’imposition de revenus de l’année 2019 ;
• Ainsi, la fourniture par l’employeur à ses salariés de matériel informatique gratuit leur permettant de faire l’économie de frais qu’ils auraient dû normalement supporter est désormais considérée comme un avantage en nature soumis à cotisations et contributions sociales et assujettie à l’impôt sur le revenu au même titre que la rémunération versée en espèces ;
• L’avantage en nature ainsi constitué est à mentionner sur le bulletin de paie. 

​Remise gratuite d’un matériel amorti

• La remise gratuite par l’employeur aux salariés de matériels informatiques et de logiciels nécessaires à leur utilisation, entièrement amortis et pouvant permettre l’accès à des services de communication électronique et de communication au public en ligne, est considérée comme un avantage en nature soumis à cotisations et contributions sociales.